Zprávy hostům: jazyk, odesílatel, šablony a WhatsApp

Jakými kanály host vaše zprávy dostává

Chekin posílá hlavnímu hostovi odkazy na online check-in a na další procesy vašeho ubytování. Kanály se volí u každého ubytování v Properties > vaše ubytování > Communications (Ubytování > vaše ubytování > Komunikace), v části Active channels (Aktivní kanály).

Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají seznamu níže.

• 1Default language (Výchozí jazyk): jazyk, ve kterém odcházejí zprávy tohoto ubytování.
• 2Email: „Default“, „Free channel“. Vždy aktivní.
• 3WhatsApp a 4SMS: „BETA“, „Pay-as-you-go channel“. Každý má vlastní zaškrtávací políčko pro zapnutí.
• 5Odkaz na ceny WhatsApp a SMS: „Learn more about pay-as-you-go pricing“ (více o cenách podle využití).

Kdy se odkaz na check-in odesílá a co dělat, když nepřijde, vysvětlujeme v článku Funkce online check-in. Pokud host odkaz dostane, ale nefunguje mu, podívejte se, co dělat, když odkaz na check-in nefunguje.

V jakém jazyce host zprávy dostává

1. Přejděte do sekce Properties a otevřete ubytování.
2. Přejděte do části Communications.
3. Zvolte Default language 1 a uložte změny. Pokud máte více ubytování, zopakujte to u každého z nich.

Jak vysvětluje samotný ovládací panel, v tomto jazyce se hlavnímu hostovi posílají odkazy na online procesy vašeho ubytování a je to také výchozí jazyk vašich automatizačních toků.

Takto se rozhoduje, jakou zprávu který host dostane:

• Pokud jste vytvořili šablonu v jazyce rezervace, dostane vaši šablonu.
• Pokud v tomto jazyce šablonu nemáte, dostane zprávu od Chekin v tomto jazyce.
• Šablona s konkrétním jazykem se posílá jen rezervacím v tomto jazyce. Aby přišla všem, zvolte All languages (Všechny jazyky).
• Pokud se jazyk nenajde, zpráva odejde v angličtině.

Když posíláte odkaz ručně z rezervace, jazyk e-mailu a registrace volíte vy.

Změna textu zpráv

Zprávu od Chekin nelze upravit. Pokud chcete použít vlastní text, vytvořte šablonu: v jejím jazyce nahradí zprávu od Chekin.

Ovládací panel je na snímku ve španělštině, u vás se zobrazí v angličtině. Čísla odpovídají krokům níže.

Ovládací panel je na snímku ve španělštině, u vás se zobrazí v angličtině. Čísla odpovídají krokům níže.

1. Přejděte do Settings > Communications (Nastavení > Komunikace) a otevřete kartu se šablonami 1 (otevřít v ovládacím panelu). V části Email Templates (E-mailové šablony) uvidíte My Templates (Moje šablony): každou šablonu s jejím přepínačem (zapnutá se odesílá) a okamžikem odeslání, například „When reservation is created“ (po vytvoření rezervace).
2. Klikněte na Create New Template (Vytvořit novou šablonu) 2.
3. Otevře se New Template (Nová šablona). V prvním kroku (zadání údajů e-mailu) zadejte Name of the template (Název šablony; vidíte ho jen vy) a napište Subject (Předmět) 3.
4. Napište Message (Zprávu) 4, jako text (Text) nebo v HTML. Pokud chcete přidat údaje z rezervace, klikněte na proměnnou v části Variables to include on your message (Proměnné, které chcete do zprávy vložit) 5 nebo ji napište do složených závorek.
5. Níže, ve druhém kroku (výběr okamžiku; „When would you like to send this email template to guests?“, tedy kdy chcete tuto e-mailovou šablonu hostům poslat), zvolte, kdy se odešle: například When reservation is created, All guests have been registered (Všichni hosté byli zaregistrováni), One week before check-in (Týden před check-inem), 72, 48 nebo 24 hours before check-in (72, 48 nebo 24 hodin před check-inem), On check-in (Při check-inu) nebo On check-out (Při check-outu).
6. Zvolte jazyk (nebo All languages) a ubytování.
7. Vpravo nahoře klikněte na Save Template (Uložit šablonu) 6.

K dispozici jsou proměnné pro jméno hosta, název ubytování, odkaz na check-in, data příjezdu a odjezdu, klíč, odkaz na doplňkové služby (upselling), referenční číslo rezervace, obchodní název a číslo pokoje. Dvě z nich se používají hodně:

• {checkin_online_link}: odkaz na check-in k rezervaci. Pokud má vaše šablona žádat o registraci a tuto proměnnou neobsahuje, host odkaz nedostane.
• {guest_full_name}: jméno a příjmení hosta. Proměnná jen s křestním jménem neexistuje.

Automatizační toky

Na kartě s toky můžete vytvářet ucelenější automatizace: kdy se odesílá, jaké podmínky musí být splněny (například jazyk rezervace), co se odesílá a jakým kanálem. Některé akce jsou k dispozici jen tehdy, pokud máte schránku Inbox. Pokud už máte šablonu, tlačítko Export to Flow (Exportovat do toku) vytvoří tok, který pošle stejnou zprávu ve stejném okamžiku, a šablonu vypne, aby ji host nedostal dvakrát.

Odesílatel a vlastní doména

E-maily vašim hostům odcházejí z adresy no-reply@chekin.com. Pokud odkaz posíláte přes zprávy na Booking.com, přidejte tuto adresu a domény Chekin na seznam povolených: vysvětlujeme to v článku Jak vytvořit seznam povolených na Booking.com.

S touto adresou host jako odesílatele vidí Chekin. Jméno a adresa odesílatele se změní jen tehdy, když nastavíte vlastní e-mailovou doménu (vysvětlujeme níže).

Se svou doménou můžete chtít dvě různé věci:

WhatsApp a SMS: zapnutí a cena

Zapnutí

1. Přejděte do sekce Properties, otevřete ubytování a přejděte do části Communications.
2. V části Active channels zaškrtněte políčko WhatsApp 3, SMS 4 nebo obě (na prvním obrázku).
3. Uložte změny.
4. Zopakujte to u každého ubytování, kde to chcete.

Platí to jen pro nové rezervace, nikoli pro ty, které už byly vytvořeny. Aby to fungovalo, musí rezervace obsahovat telefon hosta. Oba kanály jsou ve fázi beta.

Pokud používáte schránku Inbox, propojení WhatsApp Business s vaším účtem Meta je vysvětleno v článku Jak propojit WhatsApp Business s účtem Meta. Pokud si nejste jisti, co potřebujete k odesílání zpráv WhatsApp hostům, napište nám.

Kolik to stojí

Vysvětluje to okno Pay-as-you-go Pricing (Ceny podle využití), které se otevře odkazem „Learn more about pay-as-you-go pricing“ v části Active channels 5 (na prvním obrázku). Okno je v angličtině; v překladu uvádí:

Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají seznamu níže.

• „Kanály WhatsApp a SMS jsou k dispozici jako volitelné služby placené podle využití. To znamená, že platíte jen za odeslané zprávy, bez pevných měsíčních poplatků.“ Účtují se zvlášť, mimo vaše předplatné.
• „WhatsApp: účtuje se za každou odeslanou zprávu.“ a „SMS: účtuje se za každou odeslanou zprávu.“
• „Cena závisí na kódu země hosta. Cena zpráv se obvykle pohybuje od 0,02 do 0,35 dolaru za zprávu.“ 1
• „Poznámka: Pokud je telefonní číslo hosta neplatné nebo zprávy nelze doručit, nebude vám nic účtováno.“ 2
• Pokud váš účet používá peněženku Wallet, útrata se zobrazuje v Settings > Billing > Overview (Nastavení > Fakturace > Přehled), v části Service Usage (Využití služeb). Více informací najdete v článku Chekin Wallet: jak funguje, výdělky a výběry.

Pokud si nejste jisti, jak se vám tyto zprávy účtují, napište nám.

Vypnutí

V Properties > vaše ubytování > Communications > Active channels zrušte zaškrtnutí WhatsApp nebo SMS a uložte změny. Udělejte to u každého ubytování, kde je máte aktivní.

Časté problémy

Máte další dotazy? Napište nám přes chat v ovládacím panelu nebo na support@chekin.com a uveďte ubytování.