Jak odešlu a upravím odkaz na online check-in svým hostům?

Online check-in umožňuje vašim hostům dokončit registraci z mobilu ještě před příjezdem. Zde se dozvíte, jak jim odeslat odkaz, jak e-mail zautomatizovat, jak ho upravit a co dělat, když nedorazí.

Způsoby odeslání odkazu

• Ruční odeslání: e-mail hostovi odešlete z jeho rezervace.
• Automatické odeslání: Chekin odešle e-mail za vás ve chvíli, kterou zvolíte.
• Zkopírovat odkaz: odkaz zkopírujete a odešlete sami přes WhatsApp, SMS, chat platformy nebo vlastní e-mail.

Každá rezervace má svůj vlastní jedinečný odkaz. Registrační stránka je stejná, ať odkaz odešlete jakýmkoli způsobem.

Jak odeslat odkaz ručně

E-mail používá výchozí šablonu se stručnými informacemi o vašem ubytování a tlačítkem, které otevře registrační formulář.

1. Otevřete rezervaci.
2. Sjeďte dolů do sekce Online Check-in.
3. Pokud je prázdný, doplňte e-mail hosta.
4. Zvolte jazyk e-mailu a registrační stránky. K dispozici je 9 jazyků.
5. Klikněte na Send online check-in.

Krátce se zobrazí oznámení „Email sent!“ (e-mail odeslán):

Počítadlo Communications u rezervace se navíc zvýší o jedna. Toto číslo poroste s každým odeslaným e-mailem.

Jak zapnout automatické odesílání e-mailem

Automatické odesílání je nastavení ubytování. Pokud jich máte víc, zapněte ho u každého z nich.

1. Přejděte do Properties a otevřete ubytování.
2. Vstupte do Online Check-in.
3. Zapněte přepínač Send guest check-in link by email. Pod ním uvidíte náhled výchozího e-mailu.
4. Zvolte, kdy se e-mail odešle: při vytvoření rezervace, týden předem, 72 hodin předem, 48 hodin předem nebo 24 hodin před check-inem. Můžete označit více možností, aby host dostával připomínky.
5. Klikněte na Save changes.

Nastavení platí pro všechny rezervace daného ubytování, i když ho změníte z rezervace.

Jak zkopírovat odkaz

Každá rezervace má svůj vlastní jedinečný odkaz, který přiřazuje registraci ke konkrétní rezervaci. Zkopírujte ho ze sekce Online Check-in v rezervaci a odešlete ho sami (SMS, WhatsApp, osobní e-mail...), pokud nechcete použít výchozí šablonu. Odkaz otevře registrační formulář rezervace.

Kdy se e-mail odesílá

• Možnost When reservation is created odešle e-mail ihned po vytvoření rezervace v Chekinu.
• Ostatní možnosti odešlou e-mail s příslušným předstihem před datem check-inu.
• Pokud je rezervace vytvořena ve chvíli, kdy už tento okamžik uplynul, k tomuto odeslání nedojde (viz „Když odkaz nedorazí“).

Jak upravit e-mail pomocí vlastní šablony

1. Přejděte do Account settings a otevřete Communications.
2. Vstupte do šablon e-mailů a klikněte na Create New Template (nebo upravte existující).
3. Napište název šablony.
4. V poli When would you like to send this email template to guests? zvolte okamžik odeslání.
5. Zvolte jazyk. Šablona se odešle pouze u rezervací v tomto jazyce.
6. Napište text a kamkoli do obsahu vložte značku {checkin_online_link}.
7. Šablonu uložte.

Mějte na paměti:

• Pokud šablona neobsahuje {checkin_online_link}, host odkaz nedostane.
• Pokud existuje vlastní šablona pro určitý jazyk, použije se místo výchozího e-mailu pro tento jazyk.
• Vytvoření nebo úprava šablony neaktivuje další automatizace.
• Pokud šablona kombinuje dvě podmínky, musí být splněny obě, aby se odeslala.
• Výchozí jazyk se mění v ubytování, v části Communications.

Když odkaz nedorazí

Zkontrolujte tyto příčiny, od nejčastější po nejméně častou.

1. Rezervace neobsahuje skutečný e-mail hosta. Airbnb ho neposkytuje a Booking.com používá aliasový e-mail, který zprávu nemusí doručit. Rezervace přicházející přes iCal e-mail také neobsahují. Otevřete rezervaci, v sekci Online Check-in klikněte na Copy link a odešlete ho sami přes chat platformy, WhatsApp nebo SMS. Můžete také použít odkaz ubytování, v Properties > vaše ubytování > Online Check-in.
2. Automatická odeslání nejsou zpětná. Platí jen pro rezervace vytvořené po zapnutí nastavení nebo šablony. U dřívějších použijte ruční odeslání nebo Copy link.
3. Rezervace byla vytvořena uvnitř lhůty. Pokud je rezervace vytvořena například ve stejný den nebo s menším předstihem, než určuje zvolená možnost, tento okamžik už uplynul a e-mail se neodešle. Vytvořte jednu šablonu s When reservation is created a druhou jako připomínku.
4. Šablona má dvě podmínky. Musí být splněny obě. Pokud rezervace splňuje jen jednu, e-mail se neodešle.
5. Chybí značka. Zkontrolujte, zda vlastní šablona obsahuje {checkin_online_link}.
6. E-mail je ve spamu. Požádejte hosta, aby zkontroloval složku se spamem nebo nevyžádanou poštou.

Pokud nic z toho nesedí, napište na support@chekin.com a uveďte e-mail svého účtu, jméno hosta a ubytování.

Jak to vidí host

Pokud e-mail odešlete z panelu nebo zapnete automatické odesílání, host dostane e-mail ve zvoleném jazyce s tlačítkem, které otevře registrační stránku. Toto je ukázka v angličtině s předmětem „Check-in Online available for your reservation in {nombre_propiedad}“:

Tato stránka se přizpůsobí mobilu a je stejná, ať použijete šablonu Chekinu, nebo odkaz zkopírujete. Má tyto kroky:

1. Potvrdit údaje o rezervaci: data a počet hostů, který lze změnit.
2. Doplnit osobní údaje. Povinná pole jsou stejná jako v panelu.
   
3. Podepsat myší nebo prstem a přijmout podmínky a zásady ochrany osobních údajů.
4. Přidat další hosty nebo sdílet odkaz se zbytkem skupiny.

Chcete-li si vyžádat další informace, přejděte do Account settings, otevřete Online Check-in a vytvořte formulář v části Custom forms. Otázky můžete označit jako povinné nebo volitelné a klást je jen hlavnímu hostovi, nebo všem hostům.

Důležité: chcete-li sdílet registraci s dalšími hosty, musí použít možnost sdílení na stránce nebo odkaz, který jste jim poslali. Zkopírování adresy URL z prohlížeče stránku neotevře.