Fonctionnalité de check-in en ligne

Le check-in en ligne est une fonctionnalité qui vous permet d’envoyer une page d’enregistrement aux voyageurs afin qu’ils renseignent leurs informations personnelles avant leur arrivée. Vous disposez ainsi de suffisamment de temps pour vérifier leurs informations et leur offrir une meilleure expérience.

Vous pouvez soit envoyer le lien par e-mail, soit copier le lien pour le partager avec vos voyageurs si vous utilisez d’autres moyens de communication.

Astuce : la page de check-in en ligne s’adapte parfaitement aux appareils mobiles, quel que soit l’endroit où le voyageur ouvre le lien.

Envoyer l’e-mail de check-in en ligne

Envoi manuel

Comme indiqué précédemment, vous pouvez envoyer un e-mail au voyageur en un seul clic. L’e-mail utilise un modèle par défaut contenant quelques informations succinctes sur votre hébergement et un bouton menant au formulaire d’enregistrement.

Pour envoyer l’e-mail :

Sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez envoyer le check-in en ligne au voyageur.
Faites défiler la page jusqu’à la section Online Check-in (Check-in en ligne) et ajoutez l’adresse e-mail du voyageur si le champ est vide.
Sélectionnez la langue de l’e-mail et du check-in en ligne. 9 langues sont disponibles.
Cliquez sur le bouton « Send online check-in » (Envoyer le check-in en ligne).

Un bref message « emails sent » (e-mails envoyés) s’affiche et la case « email already sent » (e-mail déjà envoyé) passe de 0 à 1. Ce nombre continue d’augmenter chaque fois que vous envoyez un e-mail.

Envoi automatique

Vous avez la possibilité d’automatiser l’envoi de l’e-mail à votre voyageur et de sélectionner différentes options pour envoyer des rappels jusqu’à ce que le voyageur termine l’enregistrement. Les options sont les suivantes :

À la création de la réservation
Une semaine avant
72 heures avant
48 heures avant
24 heures avant

Vous pouvez sélectionner autant d’options que vous le souhaitez.

Important : la modification des paramètres dans la réservation met à jour les paramètres généraux de l’hébergement. Toutes les autres réservations du même hébergement auront les mêmes valeurs activées.

Copier le lien

Chaque réservation possède son propre lien unique, qui permet d’associer les enregistrements à cette réservation. Vous pouvez copier le lien et l’envoyer directement à votre voyageur si vous communiquez par un autre canal (SMS, WhatsApp, e-mail personnel, etc.) et que vous préférez ne pas utiliser notre e-mail par défaut. Le lien ouvre le formulaire d’enregistrement de la réservation.

À quoi ressemble le processus ?

Modèle d’e-mail

Si vous envoyez l’e-mail depuis le tableau de bord ou si vous avez activé l’envoi automatique, le voyageur reçoit un e-mail. En voici un exemple :

Objet de l’e-mail : « Check-in Online available for your reservation in {property_name} » (Check-in en ligne disponible pour votre réservation à {property_name})

Lorsque le voyageur clique sur le bouton, la page web d’enregistrement s’ouvre.

Remarque : si vous envoyez un e-mail dans une langue donnée, le voyageur peut toujours la modifier depuis le coin supérieur droit.

Page d’enregistrement

Que vous ayez envoyé le lien à l’aide du modèle d’e-mail ou que vous l’ayez copié et partagé, la page web d’enregistrement est la même. N’oubliez pas que chaque réservation possède son propre lien unique.

La page comporte quelques étapes :

1 - Confirmer les détails de la réservation : à titre de référence, pour que le voyageur puisse identifier et confirmer la réservation. Cette étape inclut les dates de check-in et de check-out ainsi que le nombre de voyageurs à enregistrer. Les voyageurs peuvent modifier ce nombre si nécessaire.

2 - Ajouter les données personnelles : informations que le voyageur doit obligatoirement renseigner. Les champs obligatoires sont les mêmes que dans le tableau de bord.

3 - Ajouter la signature/accepter les conditions : la signature peut être tracée à la souris ou, si la page est ouverte sur mobile, avec le doigt. Il y a également une case à cocher avec les conditions et les politiques de confidentialité que le voyageur doit accepter.

4 - Partager/ajouter d’autres voyageurs : une fois l’enregistrement réussi, le voyageur peut ajouter immédiatement d’autres voyageurs ou partager le lien avec les autres membres du groupe s’ils ne sont pas ensemble.

5 - Ajouter des champs personnalisés obligatoires ou facultatifs : pour cela, accédez à « Settings » (Paramètres) au niveau du compte, cliquez sur « Online Check-in », puis faites défiler la page jusqu’à la partie « Custom Forms » (Formulaires personnalisés). Créez ensuite un formulaire personnalisé (Custom Form) et synchronisez-le avec le type de police (Police Type), le cas échéant. Vous pourrez y ajouter des questions personnalisées à poser à vos voyageurs et définir ces questions comme obligatoires ou facultatives. Vous pouvez également demander la réponse au voyageur principal uniquement ou à tous les voyageurs.

Remarque : pour partager correctement le lien de check-in en ligne, le voyageur doit utiliser l’option « share » (partager) de la page ou le lien que vous lui avez envoyé. Copier l’URL depuis le navigateur n’ouvre pas la page.