![imagotype-new-chekin-landscape-2-1.png]](https://support.chekin.com/hs-fs/hubfs/imagotype-new-chekin-landscape-2-1.png?width=100&height=40&name=imagotype-new-chekin-landscape-2-1.png){kind=small}
Jaký dokument potřebujete
| Dokument | K čemu slouží | Kde ho najdete | Formát |
|---|---|---|---|
| Kniha hostů | Shromažďuje očíslované registrační formuláře všech hostů jednoho ubytování. Je to evidence, kterou po vás mohou chtít při kontrole | Documents (Dokumenty) > Guestbooks (Knihy hostů) > Vygenerovat knihu hostů | PDF, e-mailem |
| Registrační formuláře k rezervaci | Údaje a podpis každého registrovaného hosta | Bookings (Rezervace) > rezervace > Guests & registration (Hosté a registrace) > Download all (Stáhnout vše) | |
| Smlouva | Smlouva, kterou podepisuje hlavní host | Documents > Contracts (Smlouvy) (jak je aktivovat) | |
| Potvrzení od úřadu | Odpověď policie na každé odeslání. Vydávají ho jen některé úřady | Documents, karta příslušného úřadu | |
| Přehled hostů nebo rezervací | Seznam ke kontrole nebo k přenesení do jiného programu | Bookings > More actions (Další akce) | Excel |
| Soubory pro úřady bez automatického odesílání | Údaje, které musíte na portál nahrát sami (Apulie, Vídeň, hlášení VAU…) | Bookings > More actions nebo návod ke konkrétnímu připojení | XML, TXT nebo CSV |
Dokumenty lze zobrazit a stáhnout pouze ve webové verzi ovládacího panelu, nikoli v aplikaci.
Vygenerování a stažení knihy hostů
Knihu nestáhnete okamžitě: vygenerujete ji za zvolené období a přijde vám e-mailem ve formátu PDF.
Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají krokům níže.
- V menu přejděte do sekce Documents 1 a otevřete kartu Guestbooks 2.
- Klikněte na Vygenerovat knihu hostů 3. Otevře se okno Generování knih hostů.
- Vyplňte pole:
- 1Properties (Ubytování): jedno nebo více ubytování. Každé ubytování má vlastní knihu.
- 2Select a date range (Vyberte rozsah dat): období, ve kterém jsou registrovaní hosté. Ovládací panel umožňuje zvolit nejvýše jeden rok.
- 3Počáteční číslo: je předvyplněno číslem 1, které potřebujete napoprvé. Pokud navazujete na předchozí knihu, zadejte poslední stránku této knihy plus 1 (pokud skončila na stránce 100, začněte na 101).
- 4User email (E-mail uživatele): můžete zvolit jiného uživatele svého účtu, kterému e-mail přijde.
- 5Klikněte na Generate (Vygenerovat).
- Soubor PDF vám přijde e-mailem, abyste si ho mohli stáhnout a uložit.
Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají bodům v kroku 3.
Na kartě Guestbooks uvidíte u každé knihy Generation date (Datum vygenerování), Date range (Rozsah dat), čísla stránek a Status (Stav). Podle čísel stránek poznáte, kde v další knize pokračovat s číslováním.
Kniha zahrnuje pouze hosty, kteří dokončili registraci. Pokud má rezervace 0 registrovaných hostů, v knize se neobjeví.
Stažení registračních formulářů k rezervaci
- Přejděte do sekce Bookings a otevřete rezervaci (funguje to i u minulých rezervací).
- Sjeďte dolů k části Guests & registration 1.
- Klikněte na Download all 2 a stáhněte v PDF registrační formuláře registrovaných hostů s jejich údaji a podpisem.
Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají krokům výše.
Pokud se u hosta zobrazuje [Name missing] (chybí jméno), ještě neprovedl check-in a registrační formulář nemá.
Potvrzení o odeslání úřadům
Potvrzení vrací jen některé úřady. Pokud ho vrátí, Chekin ho uloží v sekci Documents na kartě s názvem úřadu. Tato karta se zobrazí pouze tehdy, když máte připojení aktivní.
| Úřad | Vrací potvrzení? | Kde ho najdete |
|---|---|---|
| Mossos d'Esquadra (Katalánsko) | Ano | Documents > Mossos |
| Alloggiati Web (Itálie) | Ano, jedno za každý policejní účet a každý den, kdy byl ubytován nějaký host | Documents > Alloggiati. Vlevo nahoře vyberte svého uživatele |
| UbyPort (Česko) | Ano | Documents > UbyPort |
| SES Hospedajes, Ertzaintza, SEF, Feratel, SIRE, Stadt Zürich a ISTAT | Ne | Stav odeslání zkontrolujte v rezervaci (co který stav znamená) a v případě potřeby na portálu úřadu. U SES postupujte podle článku SES Hospedajes: Často kladené dotazy |
Podrobnosti pro jednotlivé země najdete v článku Plnění zákonných povinností podle zemí.
Přehled hostů a rezervací v Excelu
- Přejděte do sekce Bookings a klikněte na More actions 1.
- Zvolte Download booking report (Stáhnout přehled rezervací) 2 nebo Download guest report (Stáhnout přehled hostů) 3. Každá z možností otevře vlastní stránku.
- V přehledu rezervací: zvolte ubytování, data (From a To, tedy od a do) a zaškrtněte pole. Klikněte na Download report (Stáhnout přehled).
- V přehledu hostů: projděte kroky na stránce, 1 - Select the property (výběr ubytování), 2 - Select type of report (typ přehledu, například By check-in date, podle data check-inu), 3 - Select the date (výběr dat) a 4 - Add the fields (přidání polí), a stáhněte Excel. Názvy polí jsou v angličtině (Full Name, Birth Date, ID Number…).
Ovládací panel je na snímku v angličtině, stejně jako u vás. Čísla odpovídají krokům výše.
Podle toho, jaká připojení máte, uvidíte v nabídce More actions i další možnosti, například Send ISTAT Temporary Closure Report (odeslat hlášení ISTAT o dočasném uzavření) nebo přehledy pro některé úřady.
Aby se přehled vygeneroval bez chyb:
- Zvolte nejvýše jeden rok na jedno stažení. Pokud potřebujete delší období, stáhněte přehled za každý rok zvlášť.
- Zaškrtněte jen pole, která potřebujete. Pokud zaškrtnete všechna, přehled se nemusí vygenerovat.
- Pokud se zobrazí pole s podpisem, zrušte jeho zaškrtnutí: do Excelu ho nelze exportovat.
- Než si vyžádáte další přehled, počkejte, až se dokončí ten předchozí.
Soubory pro úřady bez automatického odesílání
V některých regionech úřad automatické odesílání neumožňuje. Chekin připraví soubor a vy ho nahrajete na jeho portál:
- Puglia DMS (XML) a Puglia Spot Easy (TXT): ze sekce Bookings.
- Umbria Turismatica: soubor najdete v sekci Documents.
- Vídeň a Graz (VIETour): Bookings > More actions > Download Statistics Report (VIETour).
- Roční hlášení VAU (NRUA) ve Španělsku.
- Bulharsko ESTI (CSV).
Před zrušením předplatného, smazáním účtu nebo deaktivací ubytování
Nejdříve si stáhněte vše, co potřebujete uchovat: knihy hostů, smlouvy, potvrzení a přehledy. Pokud účet smažete, dokumenty už nelze obnovit. Po skončení zkušební doby nebo předplatného se už nemůžete přihlásit a stáhnout je.
- Pokud je ubytování deaktivované, nezobrazí se při generování knihy ani přehledů. Aktivujte ho, stáhněte, co potřebujete, a znovu ho deaktivujte.
- Při deaktivaci ubytování se vás ovládací panel zeptá Keep documents in storage? (Ponechat dokumenty uložené?) a uvede cenu. Pokud zvolíte No, delete documents (Ne, smazat dokumenty), dokumenty se smažou.
- Za uchování těchto dokumentů po dobu, kterou vyžadují předpisy vaší země, odpovídá ubytovací zařízení.
Když se zobrazí „Error“ nebo se nic nestáhne
| Co se děje | Proč | Řešení |
|---|---|---|
| Kniha hostů má stav „Error“ | V daném období nejsou registrovaní hosté nebo ubytování za toto období nemá údaje | Zvolte data s registrovanými hosty, nejvýše jeden rok, a knihu vygenerujte znovu. Pokud problém přetrvává, napište nám, uveďte ubytování a data a přiložte snímek obrazovky |
| Ubytování se při generování knihy nezobrazuje | Je deaktivované | Aktivujte ho, vygenerujte knihu a znovu ho deaktivujte |
| Nemohu zvolit starší data | Kalendář má nejstarší možné datum, které závisí na ubytování | Napište nám a uveďte ubytování a období, které potřebujete |
| V knize chybí hosté | Nedokončili registraci nebo jsou v jiném ubytování | Zkontrolujte rezervace bez registrovaných hostů a vygenerujte knihu pro každé ubytování |
| Mám dvě knihy, které vypadají stejně | Byly vygenerovány za překrývající se období | Ponechte si tu, která odpovídá období, které potřebujete |
| Zobrazí se „Preview is not available“ (náhled není k dispozici) | Náhled se nenačte | Klikněte na stažení a knihu si zobrazíte |
| Tlačítko Download all nic nedělá | Může jít o ojedinělou chybu | Obnovte stránku nebo to zkuste v anonymním okně. Pokud problém přetrvává, napište nám a uveďte rezervaci |
| Přehled v Excelu hlásí chybu 422 | Období je delší než jeden rok | Rozdělte stahování po jednotlivých letech |
| „There is already guest report generation task in progress“ | Už se generuje jiný přehled | Počkejte několik minut a zkuste to znovu |
| Přehled v Excelu se nedostáhne | Je zaškrtnuto příliš mnoho polí | Zrušte zaškrtnutí některých polí, hlavně podpisu, a zkuste to znovu |
Máte další dotazy? Napište nám přes chat v ovládacím panelu nebo na support@chekin.com a uveďte ubytování, dokument a data.