Télécharger les documents de vos voyageurs : registre des voyageurs, fiches de police, justificatifs et rapports

Quel document vous faut-il ?

Générer et télécharger le registre des voyageurs

Le registre ne se télécharge pas immédiatement : vous le générez pour une période et vous le recevez en PDF par e-mail.

1. Dans le menu, accédez à Documents 1 et ouvrez l’onglet Livre d’or 2 (c’est le registre des voyageurs).
2. Cliquez sur Générer le livre d’or 3. La fenêtre Génération des livres d’or s’ouvre.
3. Remplissez les champs :
   • 1Propriétés : un ou plusieurs hébergements. Chaque hébergement a son propre registre.
   • 2Sélectionner une période de temps : une période pendant laquelle des voyageurs sont enregistrés. Le tableau de bord permet de choisir un an au maximum.
   • 3Numéro initial : la valeur par défaut est 1, ce qu’il vous faut la première fois. Si vous poursuivez un registre précédent, indiquez la dernière page de ce registre plus 1 (s’il s’est terminé à la page 100, commencez à la page 101).
   • 4E-mail de l’utilisateur : vous pouvez choisir un autre utilisateur de votre compte pour recevoir l’e-mail.
   • 5Cliquez sur Générer.
4. Vous recevez le fichier PDF par e-mail pour le télécharger et le conserver.

Dans l’onglet Livre d’or, vous verrez chaque registre avec sa Date de génération, sa Période concernée, ses Numéros de page et son Statut. Les numéros de page vous indiquent où reprendre la numérotation dans le registre suivant.

Télécharger les fiches de police d’une réservation

1. Accédez à Réservations et ouvrez la réservation (cela fonctionne aussi avec les réservations passées).
2. Descendez jusqu’à Invités et inscription 1.
3. Cliquez sur Télécharger tout 2 pour télécharger en PDF les fiches de police des voyageurs enregistrés, avec leurs données et leur signature.

Si un voyageur apparaît comme [Nom manquant], il n’a pas encore fait le check-in et n’a pas de fiche de police.

Justificatifs d’envoi à l’autorité

Seules certaines autorités renvoient un justificatif. Dans ce cas, Chekin l’enregistre dans Documents, dans un onglet qui porte le nom de l’autorité. Cet onglet n’apparaît que si la connexion est active.

Vous trouverez le détail par pays dans Conformité légale par pays.

Rapport des voyageurs et des réservations en Excel

1. Accédez à Réservations et cliquez sur Plus d’actions 1.
2. Choisissez Télécharger le rapport de réservation 2 ou Télécharger le rapport des clients 3. Chacun ouvre sa propre page.
3. Dans le rapport de réservation : choisissez l’hébergement, les dates (Du et Au) et cochez les champs. Cliquez sur Télécharger le rapport.
4. Dans le rapport des clients : suivez les étapes de la page, 1 - Sélectionnez la propriété, 2 - Sélectionner le type de rapport (par exemple, Par date de check-in), 3 - Sélectionnez la date et 4 - Ajoutez les champs, puis téléchargez le fichier Excel. Les noms des champs s’affichent en anglais (Full Name, Birth Date, ID Number…).

Selon vos connexions, vous verrez aussi d’autres options dans Plus d’actions, comme Envoyer le rapport de fermeture temporaire ISTAT ou les rapports de certaines autorités.

Pour que le rapport se génère sans erreur :

• Choisissez un an au maximum par téléchargement. S’il vous faut davantage, téléchargez un rapport par année.
• Ne cochez que les champs dont vous avez besoin. Si vous les cochez tous, le rapport risque de ne pas se générer.
• Si le champ de la signature apparaît, décochez-le : il ne peut pas être exporté vers Excel.
• Attendez qu’un rapport soit terminé avant d’en demander un autre.

Fichiers pour les autorités sans envoi automatique

Dans certaines régions, l’autorité n’autorise pas l’envoi automatique. Chekin prépare le fichier et vous le téléversez sur son portail :

• Puglia DMS (XML) et Puglia Spot Easy (TXT) : depuis Réservations.
• Umbria Turismatica : le fichier est disponible dans Documents.
• Vienne et Graz (VIETour) : Réservations > Plus d’actions > Télécharger le rapport de statistiques (VIETour).
• Rapport annuel VAU (NRUA), en Espagne.
• Bulgarie ESTI (CSV).

Avant de résilier, de supprimer le compte ou de désactiver un hébergement

• Si un hébergement est désactivé, il n’apparaît pas lorsque vous générez le registre ou les rapports. Activez-le, téléchargez ce dont vous avez besoin et désactivez-le à nouveau.
• Lorsque vous désactivez un hébergement, le tableau de bord vous demande Conserver des documents en mémoire ? (conserver les documents enregistrés) et vous indique le coût. Si vous choisissez Non, supprimer les documents, ils sont supprimés.
• Conserver ces documents pendant la durée exigée par la réglementation de votre pays relève de la responsabilité de l’établissement.

Si « Erreur » s’affiche ou si le téléchargement ne se fait pas

Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous depuis le chat du tableau de bord ou à support@chekin.com en indiquant l’hébergement, le document et les dates.