Come collegare Chekin ad Alloggiati Web e cosa fare se l'invio non riesce

Chekin invia ad Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato, i dati dei tuoi ospiti in Italia. Questa guida spiega come collegare il tuo account e cosa fare se un invio non riesce.

Cos'è Alloggiati Web

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato italiana per comunicare la presenza di ospiti nelle strutture ricettive: hotel, campeggi, bed and breakfast, appartamenti in affitto e altro. Una volta collegato, Chekin invia le informazioni al posto tuo e non devi inserirle a mano nel portale.

Cosa ti serve prima di collegare

1. Nome utente e password

Sono le credenziali con cui accedi al portale Alloggiati Web.

2. Chiave Web Service

È una chiave cifrata composta da numeri, lettere e simboli. Per ottenerla, accedi al portale, clicca sull'icona utente nell'angolo in alto a destra e apri l'opzione della chiave. Copiala per incollarla poi in Chekin.

Aprendo l'opzione compare una schermata con la chiave, un codice cifrato formato da numeri, lettere e simboli.

Importante: se il portale non mostra nessuna chiave, clicca su Generate Service Key. Se ce n'è già una, non cliccare mai: interromperebbe il collegamento che hai già con Chekin.

3. Appartamenti registrati

Nel menu in alto del portale, apri Apartments e verifica che tutti i tuoi alloggi siano registrati. Se ne manca qualcuno, aggiungilo a mano. Chekin ne ha bisogno per collegare ogni alloggio al portale.

Se il tuo account non ha la sezione Apartments, è un account di tipo Owner e non devi aggiungere appartamenti.

Come collegare Chekin con Alloggiati Web

Con questi dati a portata di mano, il procedimento è il seguente. Questo collegamento permette a Chekin di automatizzare l'invio delle informazioni al portale.

Nel pannello di Chekin, apri Alloggi e seleziona la struttura.
Entra nella sezione Legalità.
Nel primo campo, scegli Polizia di Stato.
Scrivi il nome utente e la password di Alloggiati Web.
Incolla la Chiave Web Service che hai copiato dal portale.
Nell'elenco degli alloggi che compare, scegli quello che corrisponde a quella struttura. Ad esempio, se hai «Hotel Milano» in Alloggiati Web, seleziona «Hotel Milano» quando configuri quella struttura in Chekin.
Clicca su Convalida.

Se continua a dare errore, scrivi a support@chekin.com.

Quando vengono inviati i dati

Chekin invia i dati automaticamente, una sola volta, la notte del giorno di arrivo. Non puoi cambiare l'orario. Alloggiati Web accetta l'invio di ogni ospite solo entro 24 ore.

Il collegamento riguarda solo le prenotazioni dal momento in cui lo attivi. Le prenotazioni precedenti al collegamento non vengono inviate da sole.

Se l'invio non riesce

L'ospite si è registrato dopo l'invio automatico

Se un ospite ha completato la registrazione quando l'invio automatico era già passato, invialo a mano:

Apri la prenotazione in Chekin.
Verifica che tutti gli ospiti abbiano i dati completi.
Clicca sul pulsante «Invia ora» della sezione polizia.

In Italia, l'invio manuale è disponibile solo per oggi o ieri. Se la prenotazione ha uno stato in coda o in elaborazione, il pulsante potrebbe non comparire finché non termina.

Errore «data di arrivo non valida»

Questo errore significa che la data di arrivo non è più valida per Alloggiati Web, di solito perché sono passate più di 24 ore. Dal pannello non è più possibile rinviare. Scrivi a support@chekin.com con l'email del tuo account e il riferimento della prenotazione, e il team la verificherà.

Un ospite incompleto blocca tutto il gruppo

I dati vengono inviati per gruppi. Se a un ospite manca un campo obbligatorio, l'invio dell'intero gruppo non riesce. Apri la prenotazione, clicca su ogni ospite, compila i campi vuoti, salva e invia di nuovo finché sei ancora entro il termine.

Credenziali o Chiave Web Service non valide

Se gli invii smettono di funzionare o il collegamento non si convalida, controlla le credenziali:

Accedi al portale Alloggiati Web con il tuo nome utente e la tua password, e conferma che funzionino.
Apri l'opzione della chiave e copia la Chiave Web Service che appare ora. A volte la chiave va rinnovata.
In Chekin, apri Alloggi, la struttura e la sezione Legalità.
Aggiorna nome utente, password e chiave, e scegli di nuovo l'alloggio.
Clicca su Convalida.

Non cliccare su Generate Service Key se il portale mostra già una chiave.

L'alloggio non compare nell'elenco

Verifica che sia registrato in Apartments nel portale. Se è un account Owner, non ha questa sezione.

Come leggere la schedina

Esempio: una prenotazione dal 24 al 26 maggio (2 notti) per 3 ospiti genera questa schedina.

Il campo dei giorni di permanenza richiede il numero di notti, non di giorni di calendario. Chekin invia le notti corrette.

Il valore «GG PERMANENZA PRESUNTA TOT» viene calcolato da Alloggiati Web: moltiplica le notti per il numero di ospiti. Ad esempio, 2 notti e 3 ospiti danno 6. È «presunta» perché si basa su quanto l'ospite dichiara all'arrivo: se parte prima, non occorre comunicare altro alla Questura. Alloggiati Web condivide il totale con la Questura, il Ministero e l'Agenzia delle Entrate, e viene usato per confrontare le dichiarazioni dell'imposta di soggiorno.

Hai bisogno di aiuto?

Scrivi a support@chekin.com con l'email del tuo account, il riferimento della prenotazione e il messaggio di errore esatto. Non inviare password.