SES Hospedajes : questions fréquentes

Le ministère de l’Intérieur espagnol a récemment publié un nouveau décret qui introduit des changements importants dans la réglementation en vigueur en Espagne.

Dans cet article, vous trouverez les questions les plus fréquentes concernant cette intégration.

Pourquoi mes réservations ont-elles un statut d’erreur ? Pourquoi ai-je reçu un e-mail de SES Hospedajes indiquant une erreur dans l’envoi des données ?

Ces derniers jours, certains clients ont reçu des e-mails de SES Hospedajes concernant des erreurs dans leurs réservations. Les points ci-dessous vous guident pas à pas sur la marche à suivre si vous recevez l’un de ces e-mails, afin de résoudre la situation rapidement et efficacement.

1) Réservations au statut incomplete (incomplet)

Dans ce cas, commencez par vérifier si le statut a changé dans la réservation.

L’envoi à SES Hospedajes diffère de l’envoi à la Police nationale/Garde civile : désormais, vous ne verrez plus le statut sent (envoyé).

SES vérifie les données envoyées lors de la première tentative, et le statut de votre réservation passe à SUCCESS (réussi). Ensuite, une fois que SES a confirmé que les informations reçues sont correctes, le statut passe à CONFIRMED (confirmé) dans Chekin.

2) E-mails de SES Hospedajes

Si vous avez reçu un e-mail de SES Hospedajes indiquant une erreur, voici ce que vous devez faire en premier :

1) Recherchez la réservation dans Chekin : SES Hospedajes indique dans l’e-mail la date de la réservation concernée par l’erreur. Il s’agit de la date d’entrée.

2) Ouvrez la réservation et cliquez sur le nom des voyageurs enregistrés pour vérifier s’il reste des champs obligatoires vides. Il est possible que, lors du changement de connexion à la police, qui demande davantage de données, certains formulaires soient restés incomplets parce que le voyageur s’est enregistré avant que vous ne connectiez SES Hospedajes.

Vous devez vérifier les informations et remplir tous les champs vides.

3) Envoyez les données manuellement en cliquant sur le bouton send manually (envoyer manuellement), situé au milieu de la page.

3) E-mail de SES Hospedajes indiquant « Ha de indicar el nombre de la persona »

Si vous recevez un e-mail de SES Hospedajes indiquant l’erreur Ha de indicar el nombre de la persona, cela signifie : « Vous devez indiquer le nom de la personne ». Cette erreur concerne l’envoi de la réservation elle-même à SES : une erreur s’est produite car le nom du voyageur ne figure pas dans la réservation dans Chekin.

Dans ce cas, procédez comme suit :

Ouvrez votre compte Chekin.
Passez en revue les réservations autour de la date mentionnée dans l’e-mail de SES jusqu’à trouver celle qui porte le numéro de lot (lote) indiqué dans l’e-mail de SES.

3. Ajoutez le nom complet du voyageur principal à la réservation :

4. Envoyez manuellement la réservation à l’aide du bouton send manually dans la section police movements (mouvements de police).

4) E-mail de SES Hospedajes indiquant « Ha de informar una forma de contacto de la persona teléfono, teléfono 2 o correo »

Si vous recevez un e-mail de SES Hospedajes indiquant cette erreur, cela signifie : « Vous devez indiquer un moyen de contact pour la personne : téléphone, téléphone 2 ou e-mail ». Cette erreur concerne généralement la transmission de la réservation elle-même à SES. « RH » signifie « Reserva de Hospedaje » (réservation). Cette notification est le plus souvent associée aux réservations provenant d’Airbnb, car cette plateforme ne fournit pas l’adresse e-mail des voyageurs.

Pour envoyer les données de la réservation, procédez comme suit :

Ouvrez votre compte Chekin.
Passez en revue les réservations autour de la date mentionnée dans l’e-mail de SES jusqu’à trouver celle qui porte le numéro de lot (lote) indiqué dans l’e-mail de SES.

2. Ajoutez manuellement une adresse e-mail (test@test.com) dans la réservation dans Chekin.

3. Dans la réservation dans Chekin, dans la section POLICE MOVEMENTS, cliquez sur le bouton Send booking data manually (envoyer manuellement les données de la réservation).

Remarque : si la réservation dans Chekin contient bien un numéro de téléphone ou une adresse e-mail et que le statut de transmission dans Chekin est SUCCESS ou CONFIRMED, vous pouvez être certain qu’il n’y a pas d’erreur : SES vous a simplement envoyé cet e-mail par erreur.

Si le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail EST disponible dans votre PMS intégré à Chekin mais N’A PAS été importé dans Chekin (si vous avez une intégration PMS), veuillez nous envoyer un exemple accompagné des captures d’écran correspondantes à support@chekin.com afin que nous puissions examiner le problème.

5) Erreurs de code postal :

Si vous recevez un e-mail de SES indiquant que le code postal est incorrect, connectez-vous à votre compte Chekin, ouvrez la réservation et vérifiez que le voyageur a saisi le code postal correspondant à sa ville. S’il est incorrect, remplacez-le par le bon code, puis envoyez manuellement la réservation depuis le milieu de la page, dans la section Police Movements.

6) Comment envoyer manuellement les données des voyageurs ?

Connectez-vous à votre compte et accédez à Reservations (Réservations).

Ouvrez la réservation et faites défiler la page jusqu’au milieu, à la section Police Movements.

Cliquez sur le bouton Send Guest Data Manually (envoyer manuellement les données des voyageurs).

REMARQUE : il est important de NE PAS cliquer sur le bouton Send Manually situé en haut de la page. Nous travaillons à ce que le bouton situé tout en haut fonctionne correctement à l’avenir.

7) Si les voyageurs s’enregistrent après l’heure de l’envoi automatique

Les données sont envoyées à 20h00 le jour du check-in. Si les voyageurs s’enregistrent après cette heure, vous devez envoyer manuellement la réservation à l’aide du bouton send manually, situé dans la réservation dans Chekin, dans la section police movements.

Où trouver, dans votre compte SES, les données envoyées depuis Chekin :

Sur le site web de SES, accédez à la deuxième option, Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos (accès à la consultation et à l’envoi des communications relatives aux activités d’hébergement ou de location de véhicules), pour vous connecter soit avec un certificat (icône @), soit avec un identifiant et un mot de passe (icône de cadenas).

2. Une fois connecté, recherchez l’option My communications (mes communications) et cliquez sur Access (accéder).

3. Définissez le champ Type of communication (type de communication) : Parte viajeros pour l’enregistrement des voyageurs ou Reserva de hospedaje pour l’enregistrement de la réservation. Sélectionnez ensuite la plage de dates et cliquez sur le bouton de recherche.

4. Les résultats s’affichent en dessous.

Autre possibilité :

Cliquez sur Lots.
Saisissez le code du lot, sélectionnez le type de demande et la plage de dates, puis cliquez sur rechercher.

Si, après avoir consulté cet article, vous avez besoin d’une aide supplémentaire, veuillez contacter le support par chat ou par e-mail à l’adresse support@chekin.com.