Statuts d’une réservation : terminée, inachevée, supprimée et où voir les réservations passées

Chaque réservation dans Chekin a un statut général et une icône par tâche : enregistrement des voyageurs, envoi à la police, paiements, clés… Vous verrez ici ce que signifie chacun, pourquoi une réservation peut rester inachevée alors que vos voyageurs se sont déjà enregistrés et comment retrouver les réservations passées.

Terminé ou Inachevé : ce que cela signifie

Une réservation n’a le statut Terminé que lorsque toutes les tâches actives de cette réservation sont faites : l’enregistrement des voyageurs, mais aussi l’envoi à la police, les paiements, la vérification d’identité ou les clés, si vous les avez activés. S’il en manque une seule, la réservation garde le statut Inachevé.

Dans la liste des Réservations, la colonne Statut de la réservation affiche une icône par tâche, avec une couleur qui indique où en est cette tâche (nous l’expliquons plus bas). Dans les filtres, vous pouvez choisir Terminé ou Inachevé pour n’afficher que les réservations dans ce statut.

Ce que signifie chaque icône

Dans Réservations, la colonne Statut de la réservation 1 affiche une icône par tâche. Vous ne voyez que celles des fonctionnalités actives pour cet hébergement. Pour ouvrir la légende, cliquez sur Informations sur le statut 2 dans l’en-tête du tableau.

La fenêtre Signification des icônes de statut s’ouvre. La couleur de chaque icône indique où en est cette tâche :

• 1En attente (gris clair) : une action est requise, de la part du voyageur ou de la vôtre.
• 2En cours (bleu clair) : une étape intermédiaire entre en attente et terminé.
• 3Terminé (bleu) : aucune autre action n’est nécessaire.
• 4Exempté (gris foncé) : cette tâche ne s’applique pas à cette réservation.
• 5Erreur (rouge) : vous devez faire quelque chose. Ouvrez la réservation pour voir ce qui se passe.

Ma réservation reste inachevée alors que les voyageurs se sont enregistrés

C’est le cas le plus fréquent : l’enregistrement est fait, mais il reste une autre tâche. Pour savoir laquelle :

1. Accédez à Réservations et ouvrez la réservation.
2. Dans Statut de la réservation, vous verrez une carte par tâche. Celle d’Enregistrement du voyageur 1 indique combien de voyageurs se sont enregistrés sur le nombre prévu (par exemple, 0/2 Voyageurs) et contient le lien (Enregistrer un client) si vous voulez les enregistrer vous-même.
3. Dans Invités et inscription 2, chaque voyageur qui ne s’est pas encore enregistré apparaît comme [Nom manquant].
4. Repérez la tâche qui n’est pas terminée et résolvez-la à l’aide du tableau ci-dessous.

Où voir les réservations passées et terminées

Par défaut, Réservations n’affiche que les réservations À venir, c’est-à-dire celles dont l’arrivée n’a pas encore eu lieu. Les réservations passées restent dans votre compte :

1. Accédez à Réservations et cliquez sur Filtres 1, en haut à gauche.
2. Dans PAR DATE DE RÉSERVATION, choisissez 12 derniers mois 2, ou Personnalisé 3 pour choisir les dates.
3. Si vous ne voulez que les réservations terminées, dans PAR STATUT DE RÉSERVATION, choisissez Terminé 4.
4. Ouvrez la réservation dont vous avez besoin. Ses données et ses documents s’y trouvent : inutile de demander au voyageur de refaire l’enregistrement.

Réservations annulées et supprimées

• Pour supprimer une réservation en double ou créée par erreur, utilisez Supprimer la réservation, en bas de la fiche (étapes dans Comment modifier une réservation). Notez que les données des voyageurs et les documents de cette réservation sont également supprimés.
• Une réservation avec un paiement enregistré ne peut pas être supprimée. Si vous devez la retirer, écrivez-nous.
• Si la réservation est annulée dans votre PMS, elle disparaît de Chekin lorsque le PMS envoie l’annulation. Tous les PMS ne l’envoient pas : si la réservation est toujours dans Chekin, supprimez-la vous-même avec Supprimer la réservation ou écrivez-nous. Si la connexion avec la police est active, le tableau de bord vous avertit que l’annulation sera communiquée automatiquement à l’autorité.
• Si vous avez supprimé une réservation par erreur, écrivez-nous au plus vite en indiquant l’hébergement et les dates. Ce qui a déjà été envoyé à la police ne peut pas être annulé depuis Chekin.

« La référence existe déjà » lors de la création d’une réservation

Un même hébergement ne peut pas avoir deux réservations avec la même Référence de la réservation. Si, lorsque vous cliquez sur Sauvegarder la réservation, un avertissement indique que la réservation existe déjà (parfois en anglais : « Reservation of this housing with this booking_reference already exists ! »), c’est qu’il existe déjà une réservation avec cette référence, même si vous ne la voyez pas dans la liste.

1. Fermez l’avertissement.
2. Dans Réservations > Filtres, choisissez Tous les statuts et, dans PAR DATE DE RÉSERVATION, Personnalisé avec des dates qui incluent le séjour.
3. Cherchez la réservation avec la loupe des colonnes Nom du voyageur principal ou Date d’arrivée.
4. Si elle apparaît, ouvrez-la et travaillez avec celle-ci. N’en créez pas une autre.
5. Si elle n’apparaît pas, écrivez-nous en indiquant la référence, l’hébergement et en joignant une capture d’écran de l’avertissement.

Erreurs et questions fréquentes

Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous depuis le chat du tableau de bord ou à support@chekin.com en indiquant l’hébergement, la référence de la réservation et en joignant une capture d’écran de ce que vous voyez.