Como ligar o Chekin à plataforma SES Hospedajes

Novidades do envio para o SES Hospedajes

Deixa de ser necessário enviar os dados dos seus hóspedes para a aplicação Hospederías da Guardia Civil ou para a aplicação Webpol da Policía Nacional. Agora, as comunicações devem ser enviadas para a aplicação SES Hospedajes do Ministério do Interior.

Esta alteração não se aplica às Comunidades Autónomas do País Basco e da Catalunha: com base na regulamentação publicada pelo Governo de Euskadi e pela Generalitat, nestes territórios deverá continuar a enviar a informação dos seus hóspedes e reservas aos Mossos ou à aplicação de Registo Hoteleiro da Ertzaintza.

Aumenta também consideravelmente a quantidade de dados a recolher, que inclui não só os dados pessoais dos hóspedes, mas também informação sobre as reservas. Além disso, incluem-se dados muito sensíveis, como o método de pagamento, o valor, números de cartão bancário ou de conta bancária.

Esta regulamentação exige os dados de todos os hóspedes, incluindo os menores de 14 anos.

Criar conta no SES Hospedajes

Se for a primeira vez que cria uma conta no SES Hospedajes, deverá concluir a configuração de criação da conta na própria página do SES Hospedajes.

Deverá registar-se utilizando um certificado digital.

Tenha em conta o seguinte:

O certificado está associado ao seu número fiscal espanhol (NIF), que, no caso de uma pessoa, é composto por 8 dígitos + 1 letra (12345678Z).
A conta é criada utilizando o seu NIF como nome de utilizador.
Pode criar uma palavra-passe de acesso para fazer consultas sem necessidade de usar o certificado digital para iniciar sessão.
Esta palavra-passe é definida por si e pode ser qualquer combinação que deseje.

Ativar o Serviço Web do SES Hospedajes

Se for a primeira vez que cria uma conta no SES Hospedajes, terá de concluir a configuração de criação da conta na própria página do SES Hospedajes.

ATENÇÃO:

A obrigação de comunicar a informação dos hóspedes ao SES Hospedajes recai sobre o responsável pela exploração do alojamento.
Só é necessário criar uma conta; se tiver mais do que uma propriedade, deve adicioná-las todas à mesma conta.

Para ligar o Chekin à sua plataforma SES Hospedajes, precisa de assinalar esta opção na sua conta e preencher o formulário. Para isso, siga estes passos:

1 - Visite a página do SES Hospedajes.

2 - Na tabela, procure «Acceso al registro de establecimiento y entidades» e clique no botão «@» da coluna «Acceso».

3 - Procure «Mis datos registrados» e clique no botão.

4 - Aqui verá os dados da sua conta; procure a caixa de verificação no final do formulário para «enviar comunicaciones vía servicio web».

5 - Assinale esta caixa e guarde as alterações.

Desta forma, receberá as credenciais para enviar via "webservice" os dados do Chekin para o SES.Hospedajes, a partir do endereço "no-reply@hospedajes.mir.es".

Depois de concluir o registo no SES.Hospedajes, receberá um e-mail para cada propriedade. Cada um terá o mesmo utilizador, palavra-passe e código de arrendador, mas um código de estabelecimento diferente, uma vez que é único para cada propriedade.

Exemplo:

A informação destacada a amarelo corresponde aos dados que deve adicionar no Chekin para estabelecer a ligação:

Código de arrendador: 0000000001.
- Pode ser encontrado no site do Ministério, no botão Mis datos registrados; é o que aparece por baixo da palavra código.
Códigos de estabelecimento: 0000000002 (aqui seria indicado o nome do estabelecimento)
- Pode ser encontrado no site do Ministério, no botão Mis datos registrados. Na secção "Lista de establecimientos" verá uma lista com os estabelecimentos registados no Ministério; o primeiro número por baixo da palavra código é o código de estabelecimento.
Utilizador: 99999999AWS
Palavra-passe: Adr$%/Bhj'S

IMPORTANTE: este utilizador e palavra-passe gerados pelo sistema SES Hospedajes servem para fazer a ligação ao Chekin e são diferentes do utilizador e palavra-passe utilizados para iniciar sessão no sistema SES.

O nome de utilizador enviado por e-mail utiliza sempre o nome de utilizador original + WS no final.
A palavra-passe é gerada aleatoriamente pelo sistema do SES.

Terá agora dois conjuntos de credenciais:

SES dashboard (estas NÃO se adicionam ao Chekin; servem para aceder à sua conta do SES)
Username: 12345678Z
Password: MyPassword

Web service (estas são as que deve adicionar ao Chekin)
Username: 12345678ZWS
Password: SESGeneratedPassword

Ligue a sua conta do SES no Chekin

1. Inicie sessão na sua conta do Chekin.

2. Vá a Propriedades e selecione a propriedade à qual pretende ligar o SES:

3. Clique em "Legal":

4. Ative a ligação policial:

5. Preencha os dados solicitados e clique no botão «validar». Se as credenciais estiverem corretas, a validação será concluída com êxito.

A correspondência dos campos com os dados recebidos por e-mail é a seguinte:

Usuario = Usuario
Contraseña = Password
Establishment code = Código de establecimiento
Lessor code = Código de arrendador

IMPORTANTE: deve adicionar o nome de utilizador que aparece no e-mail, com «WS» no final. Se tiver alterado a sua palavra-passe no SES, tem de usar a última que introduziu no sistema.

6. Por último, selecione o valor «Tipo de pagamento» e clique em «GUARDAR».

O tipo de pagamento é um dado obrigatório para todas as reservas enviadas para o SES Hospedajes; este menu pendente é utilizado como valor predefinido para todas as suas reservas, para lhe poupar tempo, escolhendo o método de pagamento mais comum.

A sua conta está agora ligada ao Chekin!

Possíveis erros durante a ligação

IMPORTANTE! Se, depois de preencher a informação anterior no Chekin, receber um erro, siga os passos abaixo.

1. Inicie novamente sessão na sua conta do SES HOSPEDAJES, clique em "Acceso al registro de establecimiento y entidades" e clique no botão "@" na coluna "Acceso".

2. Desmarque a caixa "Envío de comunicaciones por servicio web" e guarde as alterações. Depois, volte a marcá-la e guarde novamente as alterações. Isto fará com que o SES HOSPEDAJES lhe envie um NOVO e-mail com um novo utilizador e uma nova palavra-passe.

3. Procure este e-mail na conta de e-mail que tem registada aqui:

4. Depois de receber este e-mail, repita os passos anteriores em "Ligue a sua conta do SES no Chekin" e certifique-se de que adiciona o novo nome de utilizador e a nova palavra-passe no Chekin e guarda as alterações.

5. Se, depois de guardar as alterações, continuar a receber um erro, escreva ao nosso departamento de suporte para support@chekin.com.

Envio de reservas e envio dos dados dos viajantes para o SES.Hospedajes

Envio dos dados dos hóspedes

Os dados dos seus hóspedes serão enviados automaticamente pelo Chekin depois de estes se terem registado no nosso sistema, através do check-in online ou após a digitalização dos seus documentos. O envio dos dados dos hóspedes é feito no dia de entrada, às 23h00.

Os dados das reservas a registar estão detalhados no Anexo I do Real Decreto 933/2021 e são:

Número de referência (código de reserva)
Data da reserva
Assinaturas
Data e hora de entrada
Data e hora de saída
Morada completa do imóvel *
Número de quartos *
Ligação à Internet (sim/não) *
Tipo de pagamento (numerário, cartão de crédito, plataforma de pagamento, transferência...)
Identificação do meio de pagamento: tipo e número do cartão, IBAN da conta bancária, solução de pagamento por telemóvel, outros
Titular do meio de pagamento
Data de validade do cartão
Data do pagamento

(*) Estes dados só são obrigatórios em caso de exercício profissional da atividade de alojamento.

Envio de reservas

Depois de ligar a sua conta do Chekin ao SES Hospedajes, o nosso formulário pedirá automaticamente os dados necessários para fazer o envio para a plataforma do Ministério do Interior. Os dados das reservas a registar estão detalhados no Anexo I do Real Decreto 933/2021 e são:

Número de referência (código de reserva)
Data da reserva
Assinaturas
Data e hora de entrada
Data e hora de saída
Morada completa do imóvel *
Número de quartos *
Ligação à Internet (sim/não) *
Tipo de pagamento (numerário, cartão de crédito, plataforma de pagamento, transferência...)
Identificação do meio de pagamento: tipo e número do cartão, IBAN da conta bancária, solução de pagamento por telemóvel, outros
Titular do meio de pagamento
Data de validade do cartão
Data do pagamento

(*) Estes dados só são obrigatórios em caso de exercício profissional da atividade de alojamento.