How to connect Chekin to SES Hospedajes platform (fr)

Nouveautés concernant l’envoi des données à SES Hospedajes

Vous n’avez plus besoin d’envoyer les données de vos voyageurs à la Garde civile (Guardia Civil) ni à la Police nationale (Policía Nacional, Webpol). Désormais, les communications doivent être envoyées à l’application SES Hospedajes du ministère de l’Intérieur.

Ce changement ne s’applique pas dans les communautés autonomes du Pays basque et de Catalogne, conformément aux réglementations publiées par le gouvernement d’Euskadi et la Generalitat. Dans ces territoires, vous devez continuer à transmettre les données de vos voyageurs et de vos réservations aux Mossos ou au Registro Hotelero de l’Ertzaintza.

En outre, la quantité de données à collecter a considérablement augmenté : elle comprend non seulement les données personnelles des voyageurs, mais aussi des informations sur les réservations. De plus, des données très sensibles sont désormais exigées, telles que les moyens de paiement, les montants, les numéros de carte bancaire ou les numéros de compte bancaire.

Cette réglementation exige les données de tous les voyageurs, y compris ceux de moins de 14 ans.

Créer un compte SES Hospedajes

Si vous créez un compte SES Hospedajes pour la première fois, vous devez effectuer la création du compte directement sur la page de SES Hospedajes.

Vous devez vous inscrire à l’aide d’un certificat numérique.

Gardez à l’esprit les points suivants :

Le certificat est lié au numéro d’identification fiscale (NIF) de la personne ou de la société ; pour une personne, ce numéro se compose de 8 chiffres + 1 lettre (12345678Z).
Le compte est créé avec le NIF comme nom d’utilisateur.
L’hôte peut créer un mot de passe d’accès pour effectuer des consultations sans avoir à utiliser le certificat numérique pour se connecter.
Ce mot de passe est défini par l’hôte, qui peut choisir celui qu’il souhaite.

Activer le service web de SES Hospedajes

REMARQUE :

L’obligation de déclarer les informations des voyageurs à SES Hospedajes incombe à la personne responsable de l’exploitation de l’hébergement.
Un seul compte doit être créé ; si vous avez plusieurs hébergements, vous devez tous les ajouter au même compte.

Pour connecter Chekin à votre plateforme SES.Hospedajes, vous devez activer l’option « service web » pour votre compte. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Rendez-vous sur la page de SES Hospedajes.

2. Dans le tableau, recherchez Acceso al registro de establecimiento y entidades (accès au registre des établissements et entités) et cliquez sur le bouton « @ » dans la colonne Acceso (accès).

3. Recherchez Mis datos registrados (mes données enregistrées) et cliquez sur le bouton.

4. Les données de votre compte s’affichent ici. Repérez, à la fin du formulaire, la case à cocher « envoi de communications par service web ».

5. Cochez cette case et enregistrez les modifications.

Après l’enregistrement, vous recevrez un e-mail de « no-reply@hospedajes.mir.es » contenant les identifiants nécessaires pour connecter Chekin à votre compte SES.Hospedajes.

Le message que vous recevrez une fois l’inscription à SES.Hospedajes terminée ressemble à ceci :

Les informations surlignées en jaune sont les données que vous devez ajouter dans Chekin pour établir la connexion :

Código de arrendador (code du bailleur)
Código de establecimiento (code de l’établissement)
Usuario (nom d’utilisateur)
Contraseña (mot de passe)

Remarque : le nom d’utilisateur et le mot de passe générés par le système SES Hospedajes servent à établir la connexion avec Chekin et sont différents du nom d’utilisateur et du mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au système SES.

Le nom d’utilisateur envoyé par e-mail correspond toujours au nom d’utilisateur d’origine suivi de WS.
Le mot de passe est généré aléatoirement par le système SES.

Vous disposez désormais de 2 jeux d’identifiants :

Tableau de bord SES
Nom d’utilisateur : 12345678Z
Mot de passe : MonMotDePasse

Service web
Nom d’utilisateur : 12345678ZWS
Mot de passe : MotDePasseGénéréParSES

Connecter votre compte SES dans Chekin

Une fois votre compte SES Hospedajes créé et le service web activé, vous pouvez établir la connexion dans Chekin. Pour connecter votre compte :

1. Connectez-vous à votre tableau de bord Chekin.

2. Accédez à Properties (Hébergements) et sélectionnez l’hébergement auquel vous souhaitez connecter SES.

3. Cliquez sur Legal (Légal).

4. Activez Police Connection (connexion à la police) et sélectionnez SES Hospedajes dans le menu déroulant.

5. Renseignez les données requises et cliquez sur le bouton Validate (valider). Si les identifiants sont corrects, la validation se termine avec succès.

La correspondance entre les champs et les données reçues par e-mail est la suivante :

Username (nom d’utilisateur) = Usuario
Password (mot de passe) = Contraseña
Establishment code (code de l’établissement) = Código de establecimiento
Lessor code (code du bailleur) = Código de arrendador

IMPORTANT : vous devez saisir le nom d’utilisateur qui figure dans l’e-mail, avec « WS » à la fin. Si vous avez modifié votre mot de passe dans SES, vous devez utiliser le dernier que vous avez enregistré dans leur système.

6. Enfin, sélectionnez la valeur Payment type (type de paiement) et cliquez sur SAVE (enregistrer).

Payment type est une donnée obligatoire pour toutes les réservations envoyées à SES Hospedajes. Ce menu déroulant sert de valeur par défaut pour toutes vos réservations, afin de vous faire gagner du temps en choisissant le moyen de paiement le plus courant.

Votre compte est maintenant connecté à Chekin !

IMPORTANT ! Si, après avoir renseigné les informations ci-dessus dans Chekin, vous recevez une erreur, suivez les étapes ci-dessous.

1. Reconnectez-vous à votre compte SES HOSPEDAJES, cliquez sur Acceso al registro de establecimiento y entidades, puis sur le bouton « @ » dans la colonne Acceso.

2. Décochez la case Envío de comunicaciones por servicio web (envoi de communications par service web) et enregistrez les modifications. Cochez-la ENSUITE de nouveau et enregistrez encore une fois les modifications. SES HOSPEDAJES vous enverra alors un NOUVEL e-mail contenant un nouveau nom d’utilisateur et un nouveau mot de passe.

3. Vérifiez la réception de cet e-mail dans la boîte de l’adresse e-mail que vous avez enregistrée ici :

4. Une fois cet e-mail reçu, suivez de nouveau les étapes ci-dessus (section « Connecter votre compte SES dans Chekin ») et veillez à ajouter le nouveau nom d’utilisateur et le nouveau mot de passe dans Chekin, puis à enregistrer les modifications.

5. Si, après avoir enregistré les modifications, vous recevez toujours une erreur, veuillez contacter notre service d’assistance à l’adresse support@chekin.com.