Formula Builder: calcular itens de fatura automaticamente

O Formula Builder (construtor de fórmulas, apresentado como Automatização de preços (Price automation) quando adiciona um item) é um motor de cálculo sem código para as Facturas certificadas (Certified invoices). Permite definir condições e fórmulas sobre os dados das suas reservas para que o Chekin calcule automaticamente os montantes dos itens da sua fatura e os atribua à categoria de apresentação correta.

Antes de o utilizar, leia Itens de fatura na faturação certificada: o que são e como geri-los: o Formula Builder cria itens gerados e apenas os itens ativos são declarados.

Quando utilizá-lo

• O seu PMS envia preços brutos (IVA incluído) e precisa de declarar o montante líquido.
• A taxa de IVA depende da origem da reserva (por exemplo, Booking.com ou Airbnb).
• Precisa de dividir o montante da reserva em receita, IVA e uma taxa municipal ou turística.
• Uma taxa tem de ser dividida pelo número de hóspedes ou de noites.

Conceitos principais

• Variáveis: valores que pode reutilizar nas fórmulas. Uma variável pode ser uma constante (por exemplo, uma taxa de IVA de 0.13) ou depender de uma condição (por exemplo, se a origem for Booking, então 0.10).
• Fórmulas: operações aritméticas com variáveis e dados da reserva que calculam o montante de um item gerado. Escrevem-se no campo Fórmula manual de um item gerado.
• Variáveis predefinidas: por exemplo total_sum_all, a soma de todos os itens exceto os gerados, e number_of_guests.

Como abrir o Formula Builder

1. Aceda a Propriedades, abra a propriedade e clique em Facturas certificadas.
2. Desloque-se até à secção Itens da fatura e clique em Adicionar item.
3. Escolha Automatização de preços. Abre-se a janela Motor do Construtor de Fórmulas com dois painéis: Variáveis e Itens gerados.

Interface apresentada em espanhol.

Exemplo 1: declarar o montante líquido quando o preço inclui IVA

1. Crie uma variável para a taxa de IVA. Adicione uma condição como Se a origem for Booking, então 0.10. Escreva o nome da origem exatamente como aparece na sua conta (por exemplo, "Booking" ou "booking.com").
2. Crie um item gerado com esta fórmula para obter o montante líquido a partir do montante bruto:
   GROSS / (1 + Your_VAT_rate)
3. Guarde o item e certifique-se de que está ativo.
4. Defina o item original com o montante bruto como inativo. Caso contrário, o montante é declarado duas vezes.

Interface apresentada em espanhol.

Exemplo 2: dividir a reserva em receita, imposto de alojamento e taxa turística (Grécia)

Variáveis (sem condições, pelo que se aplicam sempre):

• MunicipalTaxRate = 0.0075
• VatRate = 0.13
• Tourist Tax: o item da taxa turística da sua lista de itens.

Fórmulas:

• TouristTaxFinal = {Tourist Tax} / {number_of_guests}
• AmountForDecomposition (montante da reserva antes de quaisquer impostos), categoria Fatura geral (General invoice):
  ({total_sum_all} - ({Tourist Tax} / {number_of_guests})) / (1 + {VatRate} + {MunicipalTaxRate})
• AccommodationTax, categoria Imposto de alojamento (Accommodation tax):
  {AmountForDecomposition} * {MunicipalTaxRate}

Por fim, desative todos os itens que não devem ser enviados. O Chekin soma apenas os itens ativos, agrupa-os por categoria de apresentação e envia um total por categoria.

Formula Builder ou regras de comissão?

Se apenas precisa de subtrair uma percentagem (uma comissão de OTA ou o IVA incluído no preço), pode utilizar as regras de comissão em alternativa. Evite utilizar as regras de comissão e o Formula Builder na mesma propriedade, porque ambos alteram os montantes declarados.

Boas práticas

• Verifique a taxa de IVA e a categoria de apresentação de cada item antes de criar fórmulas.
• Teste a sua configuração numa reserva e reveja a fatura antes de enviar faturas automaticamente.
• Mantenha ativos apenas os itens que pretende declarar.

Se tiver dúvidas, escreva-nos para support@chekin.com.