Formula Builder: calcola automaticamente le voci di fattura

Il Formula Builder (generatore di formule, che compare come Automazione del prezzo (Price automation) quando aggiungi una voce) è un motore di calcolo senza codice per le Fatture certificate (Certified invoices). Ti permette di definire condizioni e formule sui dati delle prenotazioni, così Chekin calcola automaticamente gli importi delle voci della fattura e li assegna alla categoria di presentazione corretta.

Prima di usarlo, leggi Voci di fattura nella fatturazione certificata: cosa sono e come gestirle: il Formula Builder crea voci generate e vengono dichiarate solo le voci attive.

Quando usarlo

• Il tuo PMS invia prezzi lordi (IVA inclusa) e devi dichiarare l’importo netto.
• L’aliquota IVA dipende dalla provenienza della prenotazione (ad esempio Booking.com o Airbnb).
• Devi suddividere l’importo della prenotazione in ricavo, IVA e un’imposta comunale o tassa di soggiorno.
• Un costo deve essere diviso per il numero di ospiti o di notti.

Concetti chiave

• Variabili: valori che puoi riutilizzare nelle formule. Una variabile può essere una costante (ad esempio un’aliquota IVA di 0.13) o dipendere da una condizione (ad esempio se la provenienza è Booking, allora 0.10).
• Formule: operazioni aritmetiche con variabili e dati della prenotazione che calcolano l’importo di una voce generata. Si scrivono nel campo Formula manuale di una voce generata.
• Variabili predefinite: ad esempio total_sum_all, la somma di tutte le voci tranne quelle generate, e number_of_guests.

Come aprire il Formula Builder

1. Vai su Alloggi, apri la struttura e fai clic su Fatture certificate.
2. Scorri fino alla sezione Voci di fattura e fai clic su Aggiungi articolo.
3. Scegli Automazione del prezzo. Si apre la finestra Motore di costruzione della formula con due pannelli: Variabili e Articoli generati.

Interfaccia mostrata in spagnolo.

Esempio 1: dichiarare l’importo netto quando il prezzo include l’IVA

1. Crea una variabile per l’aliquota IVA. Aggiungi una condizione come Se la provenienza è Booking, allora 0.10. Scrivi il nome della provenienza esattamente come appare nel tuo account (ad esempio "Booking" o "booking.com").
2. Crea una voce generata con questa formula per ottenere l’importo netto dall’importo lordo:
   GROSS / (1 + Your_VAT_rate)
3. Salva la voce e assicurati che sia attiva.
4. Imposta come inattiva la voce originale con l’importo lordo. Altrimenti l’importo viene dichiarato due volte.

Interfaccia mostrata in spagnolo.

Esempio 2: suddividere la prenotazione in ricavo, imposta sull’alloggio e tassa di soggiorno (Grecia)

Variabili (senza condizioni, quindi si applicano sempre):

• MunicipalTaxRate = 0.0075
• VatRate = 0.13
• Tourist Tax: la voce della tassa di soggiorno presente nel tuo elenco di voci.

Formule:

• TouristTaxFinal = {Tourist Tax} / {number_of_guests}
• AmountForDecomposition (importo della prenotazione al netto di qualsiasi imposta), categoria Fattura generale (General invoice):
  ({total_sum_all} - ({Tourist Tax} / {number_of_guests})) / (1 + {VatRate} + {MunicipalTaxRate})
• AccommodationTax, categoria Imposta sull’alloggio (Accommodation tax):
  {AmountForDecomposition} * {MunicipalTaxRate}

Infine, disattiva tutte le voci che non devono essere inviate. Chekin somma solo le voci attive, le raggruppa per categoria di presentazione e invia un totale per categoria.

Formula Builder o regole di commissione?

Se devi solo sottrarre una percentuale (una commissione OTA o l’IVA inclusa nel prezzo), puoi usare invece le regole di commissione. Evita di usare le regole di commissione e il Formula Builder sulla stessa struttura, perché entrambi modificano gli importi dichiarati.

Buone pratiche

• Verifica l’aliquota IVA e la categoria di presentazione di ogni voce prima di creare le formule.
• Prova la configurazione su una prenotazione e controlla la fattura prima di inviare le fatture automaticamente.
• Lascia attive solo le voci che vuoi dichiarare.

Se hai domande, scrivici a support@chekin.com.