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Integrazione Avantio

Questa guida rapida ti aiuta a collegare il tuo account Avantio a Chekin e a configurare le impostazioni essenziali.

Integrazione Avantio ↔ Chekin

Introduzione

Se Avantio è il tuo Property Management System (PMS) principale, puoi collegare il tuo account Avantio a Chekin per importare automaticamente tutte le tue strutture e prenotazioni insieme ai dati associati, così da gestire tutto in modo semplice e affidabile. Questa integrazione ti aiuta ad automatizzare i principali processi di check-in, a ridurre le attività manuali e a garantire che i dati dei tuoi ospiti siano sempre sincronizzati tra le due piattaforme.

Prima di iniziare, assicurati di avere a disposizione la tua API Key di Avantio per creare il tuo account sulla nostra piattaforma.

🔎 Prerequisiti

  • Avere un account Avantio attivo.
  • Ottenere la tua API key di Avantio (può essere richiesta solo tramite la Live Chat (chat dal vivo) disponibile all’interno del tuo account Avantio).

➡️ Passaggi per il collegamento

  • Passo 3: seleziona il PMS → Avantio.

  • Passo 4: clicca sul pulsante “Continue” (Continua)
  • Passo 5: inserisci la tua API key e clicca sul pulsante “Connect” (Collega)

A questo punto viene creata l’integrazione tra Chekin e Avantio. Devi solo attendere qualche minuto e verrai reindirizzato automaticamente alla tua dashboard di Chekin. Le strutture e le prenotazioni verranno importate automaticamente, quindi non devi fare altro che attendere che compaiano nel tuo account. A seconda del carico di lavoro del sistema, questo processo può richiedere da pochi secondi a un paio di minuti.

ℹ️ Quali dati vengono importati da Avantio in Chekin?

Tipo Campi importati Note
Struttura Nome della struttura Dovrai compilare le restanti informazioni obbligatorie per completare la configurazione di ogni struttura.
Prenotazioni Date di check-in e check-out, numero di ospiti, struttura associata, origine della prenotazione, riferimento della prenotazione, lingua, nome dell’ospite principale, numero di telefono, indirizzo e-mail. Se queste informazioni sono complete in Avantio, verranno importate automaticamente nel tuo account Chekin.

✅ Quali dati vengono inviati da Chekin ad Avantio?

L’integrazione tra Chekin e Avantio può funzionare secondo due diversi flussi di trasferimento dei dati degli ospiti, a seconda delle esigenze operative dell’utente:

1. Flusso standard (attivo per impostazione predefinita)

È il comportamento predefinito per tutti gli account integrati con Avantio. Non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva da parte dell’utente.

Quando tutti gli ospiti di una prenotazione completano la registrazione in Chekin, le informazioni che forniscono vengono inviate automaticamente al PMS.

Questo flusso garantisce che i dati degli ospiti restino sincronizzati e aggiornati nella prenotazione corrispondente.

2. Flusso speciale di fatturazione (attivazione facoltativa)

Questo flusso è pensato appositamente per gli utenti che hanno bisogno che l’ospite principale fornisca tutte le informazioni necessarie per la fatturazione.

Per attivarlo, l’utente deve richiederlo direttamente al team di assistenza di Chekin, perché richiede un’attivazione manuale nel nostro backend.

Una volta attivato, il sistema chiederà all’ospite principale di completare tutte le informazioni relative alla fatturazione durante il processo di check-in. Al termine di questo passaggio, Chekin invia i dati raccolti al PMS, assegnandoli al campo Client (Cliente) della prenotazione in Avantio.

🔵 Nella nostra Guestapp, l’ospite principale deve confermare di essere la persona responsabile della prenotazione.

⌛ Tempi di importazione delle prenotazioni e intervalli di sincronizzazione

💡Attualmente sincronizziamo tutte le prenotazioni confermate con una data futura. Le prenotazioni passate o quelle al di fuori di questo intervallo non vengono importate.

💡Per quanto riguarda la sincronizzazione delle prenotazioni, questo processo viene eseguito automaticamente ogni ora. Abbiamo un’attività pianificata che viene eseguita periodicamente e che si occupa di importare in Chekin le nuove prenotazioni create in Avantio, oltre che di aggiornare le prenotazioni modificate o cancellate.

ℹ️ Informazioni aggiuntive:
Se hai bisogno che una prenotazione venga importata in Chekin subito dopo essere stata creata in Avantio, puoi forzare una sincronizzazione manuale. Per farlo, accedi al tuo account Chekin, vai alla scheda Reservations (Prenotazioni) e clicca sul pulsante “Sync bookings” (Sincronizza prenotazioni).