Medatec Integration  (fr)

✅ Que fait cette intégration ?

Chekin peut envoyer automatiquement les données d’enregistrement des voyageurs à medatec.at, qui transmet ensuite les informations aux autorités autrichiennes compétentes.

Le flux complet se présente ainsi :

Réservation → Check-in en ligne → Validation des données → Transmission automatique à medatec.at → Conservation des registres numériques

Pas de formulaires papier, pas de ressaisie des données du passeport, pas d’envois manuels.

🧩 Comment cela fonctionne (étape par étape)

1. Le voyageur effectue le check-in en ligne

   • Les voyageurs reçoivent un lien de check-in Chekin avant leur arrivée.

   • Ils saisissent en ligne, en toute sécurité, toutes les informations personnelles et de voyage requises.

2. Chekin valide et structure les données

   • Les champs obligatoires sont vérifiés automatiquement.

   • Les saisies incomplètes ou incorrectes sont réduites avant l’envoi.

3. Transmission automatique à medatec.at

   • Chekin envoie les données validées directement à medatec.at.

   • medatec.at se charge de la transmission aux autorités de police autrichiennes compétentes.

4. Conservation numérique sécurisée

   • Toutes les données et tous les registres transmis sont conservés sous forme numérique dans Chekin.

   • Les informations sont disponibles pour les inspections, les audits ou les contrôles internes.

🏨 À qui s’adresse cette intégration ?

Cette intégration est conçue pour tout hébergeur exerçant son activité en Autriche, notamment :

• Hôtels et groupes hôteliers

• Appartements avec services et locations de vacances

• Gestionnaires d’hébergements disposant de plusieurs sites

• Villas, maisons d’hôtes, auberges de jeunesse et campings

Elle est particulièrement utile pour les portefeuilles de plusieurs hébergements qui ont besoin d’un processus de conformité standardisé et évolutif.

🔌 Comment connecter Chekin à medatec.at

Pour envoyer automatiquement les données des voyageurs aux autorités autrichiennes, vous devez configurer votre connexion medatec.at dans Chekin.

Cette configuration s’effectue depuis la section Police Connection (connexion à la police) de votre tableau de bord Chekin.

🧾 Ce dont vous avez besoin avant de commencer

Avant de configurer la connexion, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte actif auprès de medatec.at

• Le numéro de commune (Gemeinde) attribué à votre hébergement

• Le code de correspondance (Objektcode) fourni par medatec.at pour votre hébergement

Si vous n’avez pas encore de compte medatec, vous devez d’abord en créer un sur medatec.at.

⚙️ Configuration étape par étape dans Chekin

1. Activez la transmission des données à la police

   • Activez « Activate sending of guest data to your police account » (Activer l’envoi des données des voyageurs à votre compte de police)

   • Cochez « Send guest data automatically » (Envoyer automatiquement les données des voyageurs)

2. Sélectionnez le fournisseur

   • Dans « Send info to » (Envoyer les informations à), choisissez Medatec

3. Saisissez vos informations medatec

   • Community number (Gemeinde) (numéro de commune)
     Il identifie la commune dans laquelle votre hébergement est enregistré.

   • Mapping Code (Objektcode) (code de correspondance)
     Il identifie votre hébergement précis au sein de medatec.

4. Validez la connexion

   • Cliquez sur Validate (Valider)

   • Chekin vérifie que les informations fournies sont correctes et actives

Une fois la validation réussie, la connexion est terminée.

📍 Où la trouver

Accédez à :
Chekin Dashboard → Settings → Police Connection (Tableau de bord Chekin → Paramètres → Connexion à la police)

🌟 Principaux avantages

1. Automatisation complète des obligations légales

• Les données des voyageurs sont collectées une seule fois et réutilisées.

• Aucun risque d’oublier d’envoyer les déclarations.

• Moins d’erreurs dues à la saisie manuelle des données.

2. Conformité à la réglementation autrichienne

• Chekin est spécialisé dans la transmission automatisée des données des voyageurs dans de nombreux pays.

• medatec.at fait office de passerelle locale autrichienne, adaptée aux exigences nationales.

3. Gain de temps considérable

• Pas de numérisation ni de ressaisie manuelle des passeports.

• Les équipes de réception consacrent moins de temps aux tâches administratives.

• Un check-in plus rapide, même aux heures de pointe ou en cas d’arrivée tardive.

4. Meilleure expérience pour les voyageurs

• Les voyageurs effectuent le check-in à l’avance.

• Un temps d’attente minimal à l’arrivée.

• Un processus moderne, numérique et sans papier.

5. Conformité centralisée pour les portefeuilles d’hébergements

• Gérez tous vos hébergements autrichiens depuis un seul système.

• Des flux de travail cohérents entre hôtels, locations et sites.

• Idéal pour les entreprises en croissance et les groupes hôteliers.

6. Registres numériques sécurisés

• Le stockage dans le cloud remplace les registres papier.

• Un accès facile lors des inspections ou des audits.

• Un risque réduit de perte ou de détérioration des documents.

❓ Dois-je faire quoi que ce soit manuellement ?

Non.
Une fois l’intégration configurée :

• Les voyageurs saisissent leurs données une seule fois.

• Chekin se charge de la validation et de l’envoi.

• medatec.at transmet les informations aux autorités.

• Les registres sont conservés automatiquement.

Votre équipe n’a pas besoin d’envoyer manuellement des déclarations ni de remplir des formulaires de police.

🆘 Besoin d’aide pour la configuration ?

Si vous souhaitez activer ou configurer l’intégration Chekin + medatec.at, ou si vous avez des questions sur les exigences de conformité autrichiennes, notre équipe d’assistance se fera un plaisir de vous aider.

👉 Contactez l’assistance Chekin via le centre d’aide ou le tableau de bord de votre compte.