Configuration et guide d’utilisation d’Inbox

Présentation

Avec Inbox, votre équipe peut gérer la communication avec les voyageurs sur plusieurs canaux depuis un seul espace de travail partagé.

Canaux pris en charge

• E-mail
• SMS
• WhatsApp Business

Inbox prend en charge la communication bidirectionnelle : les voyageurs peuvent à la fois recevoir des messages et en envoyer directement aux hôtes et aux gestionnaires d’hébergements.

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Avant de commencer

L’activation d’Inbox est actuellement gérée manuellement par l’équipe Chekin pour des comptes sélectionnés.

Si vous souhaitez activer Inbox pour votre compte, veuillez contacter le support Chekin ou votre Account Manager.

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Fonctionnalités incluses

Statuts des conversations

Organisez les conversations à l’aide des statuts suivants :

• Priority (Prioritaire) — Signalez les conversations importantes
• Snoozed (Mise en veille) — Masquez temporairement des conversations
• Unresolved (Non résolue) — Conversations qui nécessitent encore une action
• Resolved (Résolue) — Conversations terminées

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Boîte de réception partagée de l’équipe

Inbox permet à plusieurs utilisateurs de collaborer en temps réel dans la même conversation, notamment :

• Les propriétaires
• Les gestionnaires d’hébergements
• Les collaborateurs

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Panneau d’informations sur la réservation

Chaque conversation comprend un panneau latéral droit qui affiche :

• Les informations sur le voyageur
• Les informations sur la réservation
• Un accès rapide aux détails de la réservation grâce au bouton Go to booking (Accéder à la réservation)

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Notes internes

Ajoutez des notes internes visibles uniquement par les membres de votre équipe.

Les voyageurs ne peuvent pas voir les notes internes.

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Filtres et recherche

Trouvez rapidement des conversations à l’aide des filtres et de la recherche.

Filtres disponibles

• Checked-in (Check-in effectué)
• Checked-out (Check-out effectué)
• Pending (En attente)
• Upcoming (À venir)

Options de recherche

Recherchez des conversations par :

• Nom de l’hébergement
• Nom du voyageur principal

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Messages programmés

Programmez des messages pour qu’ils soient envoyés automatiquement à une date et à une heure précises.

Les messages programmés apparaissent dans la section Scheduled (Programmés) de chaque conversation.

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Fonctionnalités pas encore disponibles

Les fonctionnalités suivantes ne sont pas incluses dans la version MVP actuelle :

• Modification des messages
• Suppression des messages
• Affichage du statut en ligne des utilisateurs
• Affichage de la source de la réservation (Airbnb, Booking.com, Vrbo, etc.)

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Comment configurer Inbox

Étape 1 — Ouvrir Inbox

1. Connectez-vous à votre compte Chekin.
2. Dans le menu principal, sélectionnez Inbox (Boîte de réception).

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Accès au menu Inbox]

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Étape 2 — Configurer les paramètres du compte

1. Cliquez sur Configure account settings (Configurer les paramètres du compte).

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Configurer les paramètres du compte]

1. Choisissez votre alias Inbox.
2. Créez votre adresse e-mail de contact.
3. Si vous le souhaitez, créez votre numéro de téléphone de contact.

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Configuration des coordonnées de contact]

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Étape 3 — Inviter les membres de l’équipe

Invitez les collaborateurs qui doivent avoir accès aux conversations d’Inbox.

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Écran d’invitation de l’équipe]

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Comment créer un nouveau chat

Étape 1 — Ouvrir Inbox

Accédez à Inbox depuis le menu principal.

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Accès au menu Inbox]

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Étape 2 — Cliquer sur l’icône de nouvelle conversation

Cliquez sur l’icône de nouveau chat pour créer une conversation.

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Icône de nouvelle conversation]

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Étape 3 — Sélectionner une réservation

Choisissez la réservation associée à la conversation avec le voyageur.

[INSÉRER UNE CAPTURE D’ÉCRAN — Sélecteur de réservation]

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Utiliser Inbox

Vue principale d’Inbox

L’écran principal d’Inbox affiche toutes les conversations actives.

Depuis cette vue, vous pouvez :

• Ouvrir des conversations
• Créer manuellement de nouveaux chats
• Rechercher des conversations
• Appliquer des filtres
• Modifier le statut des conversations

Filtres de statut disponibles

• Priority
• Snoozed
• Unresolved
• Resolved

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Vue de la conversation

Dans chaque conversation, vous pouvez :

• Consulter l’historique des messages
• Envoyer et recevoir des messages
• Ajouter des notes internes
• Accéder aux détails de la réservation
• Consulter les informations sur le voyageur et sur la réservation

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Zone de rédaction des messages

Envoyez des messages par :

• E-mail
• SMS
• WhatsApp Business

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Panneau d’informations sur la réservation

Le panneau latéral droit affiche :

• Les informations sur le voyageur
• Les informations sur la réservation
• Un accès direct aux détails de la réservation grâce au bouton Go to booking

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Notes internes

Utilisez les notes internes pour les échanges réservés à l’équipe, que les voyageurs ne peuvent pas voir.

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Bonnes pratiques

Pour qu’Inbox reste organisé et efficace :

• Marquez les conversations urgentes comme Priority
• Résolvez les conversations une fois qu’elles sont terminées
• Utilisez les notes internes pour la coordination interne
• Programmez des messages pour les instructions de check-in et les rappels
• Centralisez toute la communication avec les voyageurs dans Inbox

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Questions fréquentes

Les voyageurs peuvent-ils répondre aux messages ?

Oui. Inbox prend en charge la communication bidirectionnelle.

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Plusieurs membres de l’équipe peuvent-ils gérer la même conversation ?

Oui. Inbox est collaboratif et prend en charge plusieurs utilisateurs simultanément.

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Puis-je programmer des messages ?

Oui. Les messages programmés peuvent être configurés directement dans chaque conversation.

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Inbox prend-il en charge WhatsApp ?

Oui. Inbox prend en charge la communication via WhatsApp Business.

Configuration de l’agent IA

Inbox comprend également un agent IA capable d’aider automatiquement les voyageurs et de répondre aux questions courantes.

Configurer la disponibilité de l’agent IA

Vous pouvez décider quand l’agent IA est actif :

• Disponibilité 24 h/24 et 7 j/7
• Uniquement pendant des horaires précis

Ce réglage peut être configuré directement depuis la section Settings (Paramètres) d’Inbox.

Par exemple, vous pouvez choisir de :

• Activer l’IA uniquement en dehors des heures de bureau
• Garder l’IA active pendant la nuit
• Utiliser l’IA en continu tout au long de la journée

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Comment entraîner l’agent IA

L’agent IA utilise les informations relatives à votre hébergement pour fournir des réponses précises aux voyageurs.

Option 1 — Utiliser les livrets d’accueil (guidebooks) de vos hébergements

La méthode recommandée pour alimenter l’IA consiste à compléter et à tenir à jour les livrets d’accueil de vos hébergements.

L’agent IA utilise automatiquement les informations disponibles dans le livret d’accueil de chaque hébergement pour répondre aux questions des voyageurs.

Par exemple :

• Instructions de check-in
• Informations sur le Wi-Fi
• Informations sur le stationnement
• Règlement intérieur
• Mode d’emploi des appareils
• Recommandations locales

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Option 2 — Importer de la documentation au format PDF

Vous pouvez également améliorer les réponses de l’IA en important des documents PDF dans la section Knowledge Base (Base de connaissances) de l’hébergement.

L’agent IA peut ainsi s’appuyer sur une documentation complémentaire, par exemple :

• Manuels de l’hébergement
• Instructions relatives à l’immeuble
• Informations touristiques
• Règlement intérieur
• Procédures d’urgence
• Documentation personnalisée destinée aux voyageurs

Pour offrir la meilleure expérience à vos voyageurs, nous vous recommandons de mettre régulièrement à jour vos livrets d’accueil ainsi que les documents importés.

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Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’aide pour activer ou configurer Inbox, veuillez contacter le support Chekin à l’adresse support@chekin.com