Inbox: Einrichtung und Benutzerhandbuch

Überblick

Mit Inbox kann Ihr Team die Kommunikation mit Gästen über mehrere Kanäle in einem einzigen gemeinsamen Arbeitsbereich verwalten.

Unterstützte Kanäle

• E-Mail
• SMS
• WhatsApp Business

Inbox unterstützt die Kommunikation in beide Richtungen: Gäste können Nachrichten empfangen und auch direkt an Gastgeber und Property Manager senden.

---

Bevor Sie beginnen

Die Aktivierung von Inbox wird derzeit vom Chekin-Team manuell für ausgewählte Konten vorgenommen.

Wenn Sie Inbox für Ihr Konto aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an den Chekin-Support oder an Ihren Account Manager.

---

Enthaltene Funktionen

Status von Unterhaltungen

Organisieren Sie Unterhaltungen mit den folgenden Status:

• Priority (Priorität) — Wichtige Unterhaltungen markieren
• Snoozed (Zurückgestellt) — Unterhaltungen vorübergehend ausblenden
• Unresolved (Ungelöst) — Unterhaltungen, die noch eine Aktion erfordern
• Resolved (Gelöst) — Abgeschlossene Unterhaltungen

---

Gemeinsamer Team-Posteingang

Mit Inbox können mehrere Nutzer in Echtzeit in derselben Unterhaltung zusammenarbeiten, darunter:

• Eigentümer
• Property Manager
• Mitarbeitende

---

Bereich mit Buchungsinformationen

Jede Unterhaltung enthält auf der rechten Seite einen Bereich mit:

• Angaben zum Gast
• Buchungsinformationen
• Schnellzugriff auf die Buchungsdetails über die Schaltfläche Go to booking (Zur Buchung)

---

Interne Notizen

Fügen Sie interne Notizen hinzu, die nur für Ihre Teammitglieder sichtbar sind.

Gäste können interne Notizen nicht sehen.

---

Filter und Suche

Finden Sie Unterhaltungen schnell mithilfe von Filtern und der Suche.

Verfügbare Filter

• Checked-in (Eingecheckt)
• Checked-out (Ausgecheckt)
• Pending (Ausstehend)
• Upcoming (Bevorstehend)

Suchoptionen

Suchen Sie Unterhaltungen nach:

• Name der Unterkunft
• Name des Hauptgastes

---

Geplante Nachrichten

Planen Sie Nachrichten, die zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit automatisch gesendet werden.

Geplante Nachrichten erscheinen im Bereich Scheduled (Geplant) der jeweiligen Unterhaltung.

---

Noch nicht verfügbare Funktionen

Die folgenden Funktionen sind in der aktuellen MVP-Version nicht enthalten:

• Bearbeiten von Nachrichten
• Löschen von Nachrichten
• Anzeige des Online-Status von Nutzern
• Anzeige der Buchungsquelle (Airbnb, Booking.com, Vrbo usw.)

---

So richten Sie Inbox ein

Schritt 1 — Inbox öffnen

1. Melden Sie sich in Ihrem Chekin-Konto an.
2. Wählen Sie im Hauptmenü Inbox aus.

---

Schritt 2 — Kontoeinstellungen konfigurieren

1. Klicken Sie auf Configure account settings (Kontoeinstellungen konfigurieren).
2. Wählen Sie Ihren Inbox-Alias.
3. Erstellen Sie Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse.
4. Optional können Sie Ihre Kontakttelefonnummer erstellen.

---

Schritt 3 — Teammitglieder einladen

Laden Sie Mitarbeitende ein, die Zugriff auf die Inbox-Unterhaltungen haben sollen.

---

So erstellen Sie einen neuen Chat

Schritt 1 — Inbox öffnen

Gehen Sie im Hauptmenü zu Inbox.

---

Schritt 2 — Auf das Symbol für eine neue Unterhaltung klicken

Klicken Sie auf das Symbol für einen neuen Chat, um eine Unterhaltung zu erstellen.

---

Schritt 3 — Eine Buchung auswählen

Wählen Sie die Buchung aus, die zur Unterhaltung mit dem Gast gehört.

---

Inbox verwenden

Hauptansicht von Inbox

Der Hauptbildschirm von Inbox zeigt alle aktiven Unterhaltungen an.

In dieser Ansicht können Sie:

• Unterhaltungen öffnen
• Neue Chats manuell erstellen
• Unterhaltungen suchen
• Filter anwenden
• Den Status von Unterhaltungen ändern

Verfügbare Statusfilter

• Priority
• Snoozed
• Unresolved
• Resolved

---

Unterhaltungsansicht

In jeder Unterhaltung können Sie:

• Den Nachrichtenverlauf ansehen
• Nachrichten senden und empfangen
• Interne Notizen hinzufügen
• Die Buchungsdetails aufrufen
• Informationen zum Gast und zur Buchung ansehen

---

Nachrichteneditor

Senden Sie Nachrichten über:

• E-Mail
• SMS
• WhatsApp Business

---

Bereich mit Buchungsinformationen

Der Bereich auf der rechten Seite zeigt:

• Angaben zum Gast
• Buchungsinformationen
• Direktzugriff auf die Buchungsdetails über die Schaltfläche Go to booking

---

Interne Notizen

Nutzen Sie interne Notizen für die teaminterne Kommunikation, die Gäste nicht sehen können.

---

Bewährte Vorgehensweisen

So bleibt Inbox übersichtlich und effizient:

• Markieren Sie dringende Unterhaltungen als Priority
• Setzen Sie Unterhaltungen auf gelöst, sobald sie abgeschlossen sind
• Nutzen Sie interne Notizen für die interne Abstimmung
• Planen Sie Nachrichten für Check-in-Anweisungen und Erinnerungen
• Führen Sie die gesamte Kommunikation mit Gästen zentral in Inbox

---

Häufig gestellte Fragen

Können Gäste auf Nachrichten antworten?

Ja. Inbox unterstützt die Kommunikation in beide Richtungen.

---

Können mehrere Teammitglieder dieselbe Unterhaltung bearbeiten?

Ja. Inbox ist auf Zusammenarbeit ausgelegt und unterstützt mehrere Nutzer gleichzeitig.

---

Kann ich Nachrichten planen?

Ja. Geplante Nachrichten können direkt in jeder Unterhaltung eingerichtet werden.

---

Unterstützt Inbox WhatsApp?

Ja. Inbox unterstützt die Kommunikation über WhatsApp Business.

Konfiguration des KI-Agenten

Inbox enthält außerdem einen KI-Agenten, der Gäste automatisch unterstützen und häufige Fragen beantworten kann.

Verfügbarkeit des KI-Agenten konfigurieren

Sie können festlegen, wann der KI-Agent aktiv ist:

• Rund um die Uhr (24/7)
• Nur zu bestimmten Zeiten

Dies können Sie direkt im Bereich Settings (Einstellungen) in Inbox konfigurieren.

Sie können zum Beispiel:

• Die KI nur außerhalb der Bürozeiten aktivieren
• Die KI über Nacht aktiv lassen
• Die KI den ganzen Tag über durchgehend nutzen

---

So trainieren Sie den KI-Agenten

Der KI-Agent verwendet die Informationen zu Ihrer Unterkunft, um Gästen zutreffende Antworten zu geben.

Option 1 — Die Guidebooks (digitale Gästeführer) Ihrer Unterkünfte verwenden

Die empfohlene Methode, die KI mit Informationen zu versorgen, besteht darin, die Guidebooks Ihrer Unterkünfte auszufüllen und zu pflegen.

Der KI-Agent verwendet automatisch die Informationen aus dem Guidebook der jeweiligen Unterkunft, um Fragen von Gästen zu beantworten.

Beispiele:

• Check-in-Anweisungen
• WLAN-Daten
• Informationen zum Parken
• Hausregeln
• Anleitungen für Geräte
• Empfehlungen für die Umgebung

---

Option 2 — PDF-Dokumentation hochladen

Sie können die Antworten der KI auch verbessern, indem Sie im Bereich Knowledge Base (Wissensdatenbank) der Unterkunft PDF-Dokumente hochladen.

So kann der KI-Agent aus zusätzlichen Unterlagen lernen, zum Beispiel:

• Handbücher der Unterkunft
• Anweisungen zum Gebäude
• Touristische Informationen
• Hausregeln
• Vorgehen im Notfall
• Individuelle Unterlagen für Gäste

Für das beste Gästeerlebnis empfehlen wir, sowohl Ihre Guidebooks als auch die hochgeladenen Dokumente regelmäßig zu aktualisieren.

---

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Unterstützung bei der Aktivierung oder Konfiguration von Inbox benötigen, wenden Sie sich bitte an den Chekin-Support unter support@chekin.com