Comment créer un formulaire personnalisé dans l'enregistrement en ligne ?

Un formulaire personnalisé vous permet de demander à vos voyageurs des informations supplémentaires lors de l'enregistrement en ligne, comme la ville de provenance ou le code fiscal. Voici comment le créer, le modifier et quels champs ne peuvent pas être modifiés.

Quand avez-vous besoin d'un formulaire personnalisé

Le formulaire standard de Chekin ne se modifie pas champ par champ. Pour ajouter vos propres champs ou les rendre obligatoires, créez un formulaire personnalisé et attribuez-le à vos propriétés.

Comment créer un formulaire personnalisé

1. Ouvrez le menu de votre utilisateur (en bas à gauche) et accédez à Paramètres du compte.
2. Allez dans l'onglet Enregistrement en ligne et descendez jusqu'à Formulaires personnalisés.
3. Cliquez sur Ajouter un formulaire personnalisé.
4. Saisissez le Nom du formulaire et choisissez le pays.
5. Dans Sélectionner les propriétés, cochez les propriétés où vous souhaitez l'utiliser.
6. Dans Personnalisation du formulaire, ajoutez ou ajustez les champs (expliqué plus bas).
7. Cliquez sur Sauvegarder le formulaire, en haut à droite.

Comment ajouter un champ

Dans Personnalisation du formulaire, vous pouvez ajouter, modifier et réorganiser des champs, et inclure de nouvelles sections avec Ajouter une section personnalisée.

1. Dans la section de votre choix, cliquez sur Ajouter un champ.
2. Choisissez le type de champ : texte, date, liste déroulante, heure ou fichier.
3. Saisissez le nom du champ, tel que le voyageur le verra.
4. S'il s'agit d'une liste déroulante, ajoutez ses options.
5. Cliquez sur Sauvegarder le formulaire.

Si vous avez besoin d'une donnée qui n'existe pas par défaut, comme la province ou le code fiscal, créez-la comme champ de texte.

Comment rendre un champ obligatoire

Sur le champ que vous souhaitez exiger, activez l'interrupteur Obligatoire. Le voyageur ne pourra pas poursuivre l'enregistrement en ligne sans le remplir. Ensuite, cliquez sur Sauvegarder le formulaire.

Comment demander un champ uniquement au voyageur principal

Activez l'interrupteur Uniquement pour le responsable sur ce champ. Seul le voyageur principal y répondra. Si vous le laissez désactivé, chaque voyageur y répondra.

Comment attribuer le formulaire à vos propriétés

Chaque formulaire s'applique aux propriétés que vous cochez dans Sélectionner les propriétés. Vous pouvez modifier la sélection quand vous le souhaitez et sauvegarder à nouveau.

Si vous activez la connexion avec la police sur une propriété qui a un formulaire personnalisé sans les champs exigés par la police, Chekin la retire de ce formulaire et utilise de nouveau le formulaire par défaut. Pour utiliser un formulaire personnalisé sur cette propriété, créez-en un nouveau qui inclut les données demandées par la police.

Comment modifier un formulaire existant

La section Mes formulaires n'apparaît que lorsque vous avez déjà sauvegardé au moins un formulaire personnalisé.

• Si vous la voyez, ouvrez le formulaire depuis Mes formulaires, effectuez vos modifications et cliquez sur Sauvegarder le formulaire.
• Si dans Formulaires personnalisés vous ne voyez que Ajouter un formulaire personnalisé, vous utilisez encore le formulaire standard. Créez votre premier formulaire personnalisé en suivant les étapes ci-dessus. À partir de ce moment, Mes formulaires apparaîtra.

Champs verrouillés par la loi

Les champs exigés par la loi ou par la police de votre pays apparaissent verrouillés. Ils ne peuvent être ni supprimés ni modifiés. Les sections de données personnelles, de document et de contact ne peuvent pas non plus être supprimées.

Que signifie « Conditionnel »

Conditionnel est une étiquette grise, sans interrupteur, qui apparaît sur les champs de la section des données du document (celle qui comporte un cadenas). Ce n'est pas vous qui la choisissez.

Cela signifie que Chekin ne demande ce champ que lorsque c'est nécessaire, selon le type de document et les exigences légales du pays de l'hébergement. C'est pourquoi il ne peut pas être défini comme obligatoire ou facultatif, ni supprimé. Utilisez l'interrupteur Obligatoire pour les données que vous souhaitez toujours recueillir et laissez les champs conditionnels tels quels.

Si un champ légal n'apparaît pas, vérifiez que la connexion avec la police est active sur la propriété. Les champs obligatoires de la police s'activent lors de sa configuration.

Ce qu'on ne fait pas avec un champ personnalisé

• La photo du passeport ou du document d'identité ne se demande pas avec un champ personnalisé. Elle se demande avec la Vérification de l'identité.
• Les champs personnalisés du formulaire de Chekin ne sont pas les champs personnalisés de votre PMS. Ce sont des choses différentes.

Besoin d'aide ?

Si quelque chose ne correspond pas à ce que vous voyez à l'écran, écrivez-nous à support@chekin.com en indiquant le nom du formulaire et la propriété.