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Où voir si l’envoi a été fait
- Accédez à Réservations et cherchez la réservation. Pour les réservations passées, utilisez le filtre de dates, par exemple 12 derniers mois.
- Dans la colonne Statut de la réservation, regardez les icônes et survolez chacune d’elles avec la souris pour voir le détail.
- Cliquez sur Informations sur le statut, à droite de l’en-tête du tableau, pour voir ce que signifient chaque icône et chaque couleur.
- Ouvrez la réservation pour voir le statut de chaque voyageur et, en cas d’erreur, son motif.
Terminé ou Inachevé dans la réservation est le statut de toute la réservation, pas seulement de l’envoi à la police. Le statut Terminé n’apparaît que lorsque tous les processus actifs sont terminés : l’e-mail du check-in en ligne (dans la légende, il s’appelle E-mail d’enregistrement en ligne), les données du voyageur, la police, la vérification, les paiements… Une réservation peut être Inachevé même si les données sont déjà à la police : pour le savoir, regardez l’icône de la police. Plus d’informations dans Statuts d’une réservation.
Les icônes et leurs couleurs
Dans la légende, voici les icônes de l’envoi aux autorités. Chacune correspond à un envoi différent :
- 1Police (Check-in) : les données des voyageurs à l’arrivée (la fiche de police des voyageurs).
- 2Police (Check-out) : le départ, uniquement dans les pays qui l’exigent.
- 3Enregistrement de réservation policière : uniquement en Espagne. Il s’agit des données de la réservation elle-même, envoyées séparément des données des voyageurs. Plus d’informations dans Enregistrement des voyageurs et enregistrement des réservations : quelle est la différence ?.
- 4Statistiques (Check-in) et Statistiques (Check-out) : l’envoi à l’office de statistique ou de tourisme, si vous avez activé la Connexion aux statistiques.
La couleur vous indique où en est chaque envoi :
| Couleur | Ce que cela signifie | Ce que vous devez faire |
|---|---|---|
| En attente | Gris clair. Il manque une action du voyageur ou de votre part, ou l’heure de l’envoi n’est pas encore arrivée | Vérifiez que tous les voyageurs sont enregistrés. Si c’est le cas, attendez l’envoi automatique de la nuit du jour d’arrivée |
| En cours | Bleu clair. Un statut intermédiaire entre en attente et terminé, par exemple lorsque seuls certains voyageurs se sont enregistrés | Vérifiez ce qui manque en survolant l’icône avec la souris |
| Terminé | Bleu. Aucune autre action n’est nécessaire | Rien |
| Exempté | Gris foncé. L’exigence ne s’applique pas à cette réservation. Par exemple, l’Enregistrement de réservation policière d’une réservation dont vous avez ajouté la source dans Sources de réservation exclues : pour cette réservation, seules les données des voyageurs sont envoyées | Rien |
| Erreur | Rouge. Vous devez faire quelque chose | Ouvrez la réservation pour voir le motif, corrigez la donnée et renvoyez |
Statuts de l’envoi dans la réservation
Dans la réservation, la section de la police affiche le statut de l’envoi et celui de chaque voyageur. Voici ceux que vous pouvez voir :
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous devez faire |
|---|---|---|
| En attente (envoi retenu) | L’envoi attend l’envoi automatique de la nuit du jour d’arrivée, ou aucun voyageur n’est encore enregistré (par exemple, 0 sur 4). | S’il manque des voyageurs, demandez-leur de faire le check-in ou enregistrez-les vous-même. S’ils sont tous enregistrés, il n’y a rien à faire |
| Programmé | L’envoi est dans la file d’attente, en attendant l’envoi automatique | Rien. En attendant, le bouton d’envoi manuel n’apparaît pas ou est grisé |
| En cours | Chekin traite l’envoi | Attendez. Si rien n’a changé après la nuit du jour d’arrivée, écrivez-nous |
| Terminé | Envoyé. Aucune autre action n’est nécessaire | Rien |
| SUCCESS et CONFIRMED | SES Hospedajes uniquement : d’abord SUCCESS (envoyé) puis, lorsque SES valide les données, CONFIRMED | Attendez CONFIRMED. Avec SUCCESS, SES dispose déjà des données, mais les vérifie dans les heures qui suivent et peut encore renvoyer une erreur. Plus d’informations dans SES Hospedajes : questions fréquentes |
| Prêt à envoyer | Statut d’un voyageur : son enregistrement est complet et il attend l’envoi | Rien, sauf si la date d’arrivée est déjà passée : dans ce cas, envoyez-le manuellement |
| Erreur | L’envoi a échoué | Ouvrez le voyageur, lisez le message, corrigez la donnée et renvoyez |
| Invalide | L’autorité n’accepte pas les données : une donnée manque, est mal saisie ou les identifiants ne sont pas valides. Pour l’enregistrement des réservations en Espagne, il manque souvent le nom complet ou le contact du voyageur | Complétez ou corrigez la donnée et renvoyez |
| Expiré | Le délai d’envoi des données est passé sans envoi réussi, par exemple parce qu’une donnée manquait ou que les identifiants ne fonctionnaient pas. Chekin cesse d’essayer automatiquement | En Espagne et au Portugal, corrigez la donnée et envoyez-la manuellement. En Italie, l’autorité ne l’accepte plus : enregistrez-le directement sur Alloggiati Web (guide d’Alloggiati). Dans les autres pays, si vous ne voyez pas le bouton d’envoi manuel, écrivez-nous |
Tant que l’envoi est Programmé, En cours ou Terminé, le bouton d’envoi manuel n’apparaît pas ou est grisé. Pour qu’il apparaisse, l’hébergement doit avoir la connexion avec la police activée et la réservation doit compter au moins un voyageur enregistré.
Comment vérifier que l’autorité a bien reçu les données
La plupart des autorités ne renvoient pas de justificatif : dans ce cas, c’est le statut dans Chekin qui fait foi et, si vous voulez le constater par vous-même, le portail de l’autorité.
| Autorité | Renvoie-t-elle un justificatif ? | Où le vérifier |
|---|---|---|
| SES Hospedajes (Espagne) | Non | Statut CONFIRMED dans la réservation. SUCCESS indique seulement que SES a reçu les données. Sur le site de SES, Mis comunicaciones (Mes communications) ou Lotes (Lots) (voir les étapes) |
| Mossos d’Esquadra (Catalogne) | Oui | Documents > Mossos |
| Alloggiati Web (Italie) | Oui, un par compte et par jour avec au moins un voyageur | Documents > Alloggiati |
| UbyPort (République tchèque) | Oui | Documents > UbyPort |
| DTCM (Dubaï) | Non | Statut dans la réservation et rapport mensuel sur le portail du DTCM (guide) |
| Ertzaintza, SEF, Feratel, SIRE, Stadt Zürich et ISTAT | Non | Statut dans la réservation et portail de l’autorité |
Les onglets de chaque autorité dans Documents n’apparaissent que si cette connexion est active. Le détail par pays se trouve dans Conformité légale par pays.
Problèmes fréquents
| Ce qui se passe | Pourquoi | Solution |
|---|---|---|
| La réservation est Inachevé, mais l’icône de la police est bleue | Il manque un autre processus de la réservation, pas l’envoi à la police | Survolez avec la souris l’icône qui n’est pas terminée pour voir ce qui manque |
| En attente et 0 voyageur enregistré | Il n’y a pas de données à envoyer | Demandez au voyageur de faire le check-in ou enregistrez-le vous-même |
| Tous sont enregistrés, mais le statut reste En attente ou Programmé | L’envoi automatique se fait la nuit du jour d’arrivée | Rien. Si vous voulez l’avancer et que le bouton est actif, envoyez-le manuellement |
| L’icône Enregistrement de réservation policière est rouge | Il manque le nom complet ou le contact du voyageur dans l’enregistrement de la réservation. C’est fréquent avec les réservations iCal ou Airbnb | Ajoutez le nom et l’e-mail ou le téléphone dans la réservation et envoyez les données de la réservation (voir les étapes) |
| Erreur ou Invalide pour un voyageur | Une donnée manque ou est erronée, ou les identifiants ne sont pas valides | Ouvrez le voyageur, corrigez la donnée et renvoyez |
| J’ai enregistré les voyageurs manuellement sur le portail et Chekin reste sur Inachevé | Chekin ne voit pas ce que vous enregistrez ailleurs | Vous n’avez rien d’autre à faire dans Chekin |
| Dans Propriétés, « Échec de la connexion policière » s’affiche | Les identifiants sont peut-être erronés ou ont expiré | Accédez à Propriétés > votre hébergement > Mentions légales > Connexion avec la police et validez-la à nouveau |
| La réservation est antérieure à la connexion avec la police | L’envoi automatique peut ne pas la prendre en compte | Envoyez-la manuellement. Les limites de dates sont indiquées dans les guides de SES et d’Alloggiati |
| Je cherche les réservations en erreur et le filtre s’appelle « Police (enregistrement) Erreur » | C’est le filtre des erreurs d’envoi du check-in (« enregistrement » désigne ici l’arrivée) | Dans Filtres > Par statut de réservation, utilisez-le pour voir les réservations en erreur à l’arrivée. Pour le départ, Erreur de la police (Check-out) ; pour les statistiques, Erreur de statistiques |
- 1Filtres : ouvre les filtres. Ceux des erreurs se trouvent dans Par statut de réservation.
- 2Erreur de statistiques : erreurs d’envoi aux statistiques.
- 3Police (enregistrement) Erreur : erreurs d’envoi du check-in (erreur d’envoi des données à l’arrivée).
- 4Erreur de la police (Check-out) : erreurs d’envoi du check-out.
Vous avez encore des questions ? Écrivez-nous depuis le chat du tableau de bord ou à support@chekin.com en indiquant l’hébergement, la référence de la réservation et en joignant une capture d’écran du statut, sans données personnelles des voyageurs.