Estados del envío a las autoridades: qué significa cada uno y cómo comprobar que se envió

Dónde ver si se envió

Ve a Reservas y busca la reserva. Para las pasadas, usa el filtro de fechas, por ejemplo Últimos 12 meses.
En la columna Status de la reserva, mira los iconos y pasa el ratón por encima de cada uno para ver el detalle.
Pulsa Información de estado, a la derecha de la cabecera de la tabla, para ver qué significa cada icono y cada color.
Abre la reserva para ver el estado de cada huésped y, si hay un error, su motivo.

Completado o Incompleto en la reserva es el estado de toda la reserva, no solo del envío a la policía. Solo sale Completado cuando terminan todos los procesos activos: el correo del check-in online (en la leyenda sale como Correo electrónico de facturación en línea), los datos del huésped, la policía, la verificación, los pagos… Una reserva puede salir Incompleta aunque los datos ya estén en la policía: para saberlo, mira el icono de policía. Más información en Estados de una reserva.

Los iconos y sus colores

En la leyenda, estos son los iconos del envío a las autoridades. Cada uno es un envío distinto:

1Policía (Check-in): los datos de los huéspedes a la llegada (el parte de viajeros).
2Policía (Check-out): la salida, solo en los países que la piden.
3Registro de reservas policiales: solo en España. Son los datos de la reserva en sí, que van aparte de los datos de los huéspedes. Más información en Registro de huéspedes vs. Registro de reservas.
4Estadísticas (Check-in) y Estadísticas (Check-out): el envío a la oficina de estadística o turismo, si tienes activada la Conexión con la Estadística.

El color te dice cómo va cada envío:

Color	Qué significa	Qué tienes que hacer
Pendiente	Gris claro. Falta una acción del huésped o tuya, o el envío todavía no ha llegado a su hora	Revisa que todos los huéspedes estén registrados. Si lo están, espera al envío automático de la noche del día de entrada
En curso	Azul claro. Un estado intermedio entre pendiente y completado, por ejemplo cuando solo se han registrado algunos huéspedes	Comprueba qué falta pasando el ratón por el icono
Completado	Azul. No son necesarias más acciones	Nada
Exento	Gris oscuro. El requisito no se aplica a esta reserva. Por ejemplo, el Registro de reservas policiales de una reserva cuya fuente has añadido en Fuentes de reservas exentas: de esa reserva solo se envían los datos de los huéspedes	Nada
Error	Rojo. Hace falta que hagas algo	Abre la reserva para ver el motivo, corrige el dato y envía de nuevo

Estados del envío dentro de la reserva

Dentro de la reserva, la sección de policía muestra el estado del envío y el de cada huésped. Estos son los que puedes ver:

Estado	Qué significa	Qué tienes que hacer
Retenido	El envío espera al envío automático de la noche del día de entrada, o todavía no hay ningún huésped registrado (por ejemplo, 0 de 4).	Si faltan huéspedes, pide que hagan el check-in o regístralos tú. Si están todos, no hace falta nada
Programado	El envío está en cola, esperando el envío automático	Nada. Mientras tanto, el botón de envío manual no aparece o sale gris
En curso	Chekin está procesando el envío	Espera. Si pasada la noche del día de entrada sigue igual, escríbenos
Completado	Enviado. No hacen falta más acciones	Nada
SUCCESS y CONFIRMED	Solo SES Hospedajes: primero SUCCESS (enviado) y, cuando SES valida los datos, CONFIRMED	Espera a CONFIRMED. Con SUCCESS, SES ya tiene los datos, pero los revisa en las horas siguientes y todavía puede devolver un error. Más información en SES Hospedajes: preguntas frecuentes
Listo para enviar	Estado de un huésped: su registro está completo y espera al envío	Nada, salvo que la fecha de entrada ya haya pasado: entonces, envíalo a mano
Error	El envío ha fallado	Abre el huésped, mira el mensaje, corrige el dato y envía de nuevo
Inválido	La autoridad no acepta los datos: falta un dato, está mal escrito o las credenciales no son válidas. En el registro de reservas de España suele faltar el nombre completo o el contacto del huésped	Completa o corrige el dato y envía de nuevo
Caducado	Pasó el plazo para enviar los datos sin un envío correcto, por ejemplo porque faltaba un dato o las credenciales fallaban. Chekin deja de intentarlo automáticamente	En España y Portugal, corrige el dato y envíalo a mano. En Italia la autoridad ya no lo acepta: regístralo directamente en Alloggiati Web (guía de Alloggiati). En otros países, si no ves el botón de envío manual, escríbenos

Mientras el envío está Programado, En curso o Completado, el botón de envío manual no aparece o sale gris. Para que aparezca, la propiedad necesita la conexión policial activada y la reserva al menos un huésped registrado.

Cómo comprobar que la autoridad lo recibió

La mayoría de autoridades no devuelven un justificante: en ese caso, lo que vale es el estado en Chekin y, si quieres verlo con tus ojos, el portal de la autoridad.

Autoridad	¿Devuelve justificante?	Dónde comprobarlo
SES Hospedajes (España)	No	Estado CONFIRMED en la reserva. SUCCESS solo indica que SES ha recibido los datos. En la web de SES, Mis comunicaciones o Lotes (ver pasos)
Mossos d'Esquadra (Cataluña)	Sí	Documentos > Mossos
Alloggiati Web (Italia)	Sí, uno por cuenta y día con algún huésped	Documentos > Alloggiati
UbyPort (Chequia)	Sí	Documentos > UbyPort
DTCM (Dubái)	No	Estado en la reserva e informe mensual en el portal de DTCM (guía)
Ertzaintza, SEF, Feratel, SIRE, Stadt Zürich e ISTAT	No	Estado en la reserva y portal de la autoridad

Las pestañas de Documentos de cada autoridad solo aparecen si tienes esa conexión activa. El detalle por país está en Legal compliance per country (en inglés).

Problemas frecuentes

Lo que pasa	Por qué	Solución
La reserva sale Incompleta, pero el icono de policía está en azul	Falta otro proceso de la reserva, no el envío a la policía	Pasa el ratón por el icono que no está completo para ver qué falta
Retenido y 0 huéspedes registrados	No hay datos que enviar	Pide al huésped que haga el check-in o regístralo tú
Todos registrados, pero sigue en Retenido o Programado	El envío automático se hace la noche del día de entrada	Nada. Si quieres adelantarlo y el botón está activo, envíalo a mano
El icono Registro de reservas policiales está en rojo	Al registro de la reserva le falta el nombre completo o el contacto del huésped. Pasa mucho con reservas de iCal o Airbnb	Añade el nombre y el correo o teléfono en la reserva y envía los datos de la reserva (ver pasos)
Error o Inválido en un huésped	Un dato falta o está mal, o las credenciales no son válidas	Abre el huésped, corrige el dato y envía de nuevo
Registré a los huéspedes a mano en el portal y Chekin sigue en Incompleto	Chekin no ve lo que registras fuera	No hace falta hacer nada más en Chekin
En Propiedades sale «Conexión policial fallida»	Las credenciales pueden ser erróneas o haber caducado	Ve a Propiedades > tu propiedad > Legal > Conexión policial y vuelve a validarla
La reserva es anterior a la conexión con la policía	El envío automático puede no recogerla	Envíala a mano. Los límites de fechas están en las guías de SES y de Alloggiati
Busco las reservas con error y el filtro dice «Policía (facturación) Error»	Es el filtro de errores en el envío del check-in (la traducción no es correcta)	En Filtros > Por estado de la reserva, úsalo para ver las reservas con error en la llegada. Para la salida, Error de policía (salida); para estadísticas, Error de Estadística

1Filtros: abre los filtros. Los de errores están en Por estado de la reserva.
2Error de Estadística: errores en el envío a estadística.
3Policía (facturación) Error: errores en el envío del check-in (la traducción no es correcta: no tiene que ver con la facturación).
4Error de policía (salida): errores en el envío del check-out.

¿Sigues con dudas? Escríbenos desde el chat del panel o a support@chekin.com con la propiedad, la referencia de la reserva y una captura del estado, sin datos personales de los huéspedes.