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Come essere in regola con la legge grazie a Chekin?

Devi inviare i dati dei tuoi ospiti alle autorità? Chekin ti offre una soluzione per adempiere a questo obbligo in modo automatico.

A chi devo inviare i dati?

A seconda del paese o della zona in cui vivi, devi inviare i dati a un corpo di polizia diverso. Ad esempio, in Spagna ci sono 3 diversi corpi di polizia a cui puoi inviare i dati dei tuoi ospiti e ognuno ha il proprio sito web. Abbiamo SES HOSPEDAJES, Mossos d’Esquadra e l’Ertzaintza. In altri paesi, come l’Italia o il Portogallo, devi inviare i dati alla Polizia di Stato o al Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA).

Nelle comunità autonome come i Paesi Baschi e la Catalogna, la normativa SES Hospedajes attualmente non si applica. Pertanto, continuerai a seguire le procedure di registrazione esistenti senza bisogno di modifiche. In altre parole, puoi continuare con la procedura di registrazione esistente senza introdurre ulteriori cambiamenti.

In altri paesi, come l’Italia o il Portogallo, i dati devono essere inviati alla Polizia di Stato o al Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA).

Ti alleghiamo qui un video che spiega come attivare la connessione con la polizia: https://www.youtube.com/watch?v=6EYCpqoWN54&ab_channel=Chekin

Nota: se la struttura si trova in Italia, puoi attivare anche la connessione ISTAT per la regione in cui si trova.

IMPORTANTE: per SIBA (Portogallo) devi selezionare "Pagina no portal" come metodo di consegna preferito; se hai configurato un altro metodo di consegna, Chekin non potrà caricare i dati dei tuoi ospiti sulla tua pagina della polizia.

Che cosa devo fare?

Devi generare una scheda di ingresso per ogni ospite che ricevi e poi inviarla al sito web delle autorità. La scheda deve essere inviata il giorno della data di check-in della prenotazione o entro le 24 ore successive. Una volta caricata, la scheda deve essere anche annotata nel registro degli ospiti con la numerazione corrispondente. Per svolgere questa procedura con Chekin, segui questi passaggi:

1 - Vai alla dashboard, accedi alla scheda "properties" (strutture) ed entra nella struttura.

2 - Seleziona il paese in cui si trova la tua struttura.

3 - Poi cerca la sezione "police connection" (connessione con la polizia) e attivala cliccando sul pulsante.

4 - Seleziona la polizia a cui effettuerai gli invii e aggiungi il tuo nome utente e la tua password.

5 - Convalida la connessione finché non risulta "completed" (completata).

6 - Clicca su save (salva).

Nota: la connessione con ISTAT è molto simile: devi cercare il riquadro "ISTAT connection" (connessione ISTAT) e seguire la stessa procedura, selezionando la regione e convalidando le credenziali di accesso.

IMPORTANTE: non dimenticare di inserire tutte le informazioni sulla tua struttura, perché se non le aggiungi non compariranno nella scheda dei viaggiatori generata.

Come registro gli ospiti con Chekin?

Per poter inviare i dati dei tuoi ospiti alle autorità, abbiamo bisogno che siano registrati in Chekin. Puoi farlo in diversi modi.

  • Aggiungili tramite il check-in online.

  • Aggiungili tu stesso nelle impostazioni della prenotazione.

Una volta registrati gli ospiti, nelle prenotazioni troverai diversi stati:

  • Complete (completo): ospiti registrati e invio alle autorità effettuato correttamente.

  • Incomplete (incompleto): il sistema rileva che un ospite non ha ancora effettuato il check-in oppure è in attesa dell’invio automatico dei dati alla polizia (che avviene il giorno della data di check-in alle 23:00).

  • Error (errore): c’è un errore nei dati inseriti dagli ospiti e la registrazione presso la polizia non è andata a buon fine. In questo caso bisogna verificare l’errore e apportare le modifiche necessarie per completare la prenotazione.

Nota: se non vuoi aspettare l’invio automatico delle 23:00, puoi cliccare su "send manually" (invia manualmente) per effettuare la registrazione in quel momento.

Dove trovo la documentazione generata?

Per farlo, vai alla sezione "documentation" (documentazione) della dashboard online, dove troverai diverse piccole sezioni; in questo caso quella che ci interessa è la prima, "entry forms" (schede di ingresso).

IMPORTANTE: la documentazione può essere consultata solo dal web, non è possibile visualizzarla nell’app.

La sezione "entry forms" include le schede dei viaggiatori generate per tutti i tuoi ospiti, ordinate per prenotazione. Hai anche la possibilità di filtrare per struttura per vedere le schede generate per ogni singola struttura.

Nella stessa sezione trovi un pulsante chiamato "guestbook" (registro degli ospiti), che include tutte le schede della stessa struttura in ordine numerico e ti permette di scaricarle. Questi registri vengono conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge.

Nota: è possibile modificare il numero iniziale del registro degli ospiti per partire dalla numerazione che preferisci.

Quali altre opzioni mi offre Chekin?

Se accedi alle impostazioni della tua struttura, troverai altri strumenti che ti aiuteranno a rispettare i requisiti legali delle autorità.

Per prima cosa ci sono i contratti, che i tuoi ospiti firmeranno durante il check-in online. Chekin ti permette di aggiungere clausole al contratto, ad esempio informazioni sui depositi versati dai tuoi ospiti.

Nota: sul contratto compare solo la firma dell’host principale.

Poi c’è la verifica dell’identità, che ti permette di verificare l’identità del tuo ospite durante il check-in online, con una foto del documento e un selfie dell’ospite oppure semplicemente con una foto del documento.

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