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Wie erfüllen Sie dank Chekin die gesetzlichen Vorgaben?

Müssen Sie Ihre Gästedaten an die Behörden übermitteln? Chekin bietet Ihnen eine Lösung, mit der Sie diesen Vorgang erfüllen und automatisch erledigen.

An wen muss ich die Daten senden?

Je nach Land oder Region, in der Sie leben, müssen Sie die Daten an eine andere Polizeibehörde senden. In Spanien gibt es zum Beispiel 3 verschiedene Polizeibehörden, an die Sie Ihre Gästedaten senden können, und jede hat ihre eigene Website. Es gibt SES HOSPEDAJES, Mossos d'Esquadra und die Ertzaintza. In anderen Ländern, etwa Italien oder Portugal, müssen Sie Ihre Daten an die Polizia di Stato oder den Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA) senden.

In autonomen Gemeinschaften wie dem Baskenland und Katalonien gelten die Vorschriften von SES Hospedajes derzeit nicht. Sie folgen dort daher weiterhin den bestehenden Registrierungsverfahren, ohne dass Anpassungen nötig sind. Mit anderen Worten: Sie können das bestehende Registrierungsverfahren fortführen, ohne zusätzliche Änderungen vorzunehmen.

In anderen Ländern, etwa Italien oder Portugal, müssen die Daten an die Polizia di Stato oder den Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA) gesendet werden.

Hier finden Sie ein Video, das erklärt, wie Sie die Polizeianbindung aktivieren: https://www.youtube.com/watch?v=6EYCpqoWN54&ab_channel=Chekin

Hinweis: Wenn sich die Unterkunft in Italien befindet, können Sie auch die ISTAT-Anbindung für die Region aktivieren, in der sie liegt.

WICHTIG: Für SIBA (Portugal) müssen Sie „Pagina no portal“ als bevorzugte Übermittlungsart auswählen. Wenn Sie eine andere Übermittlungsart eingerichtet haben, kann Chekin Ihre Gästedaten nicht auf Ihre Polizeiseite hochladen.

Was muss ich tun?

Sie müssen für jeden Gast, den Sie empfangen, einen Meldeschein erstellen und ihn anschließend an die Website der Behörden senden. Der Meldeschein muss am Tag des Check-in-Datums der Buchung oder bis zu 24 Stunden später gesendet werden. Sobald dieser Meldeschein hochgeladen wurde, muss er außerdem mit der entsprechenden Nummerierung im Gästebuch eingetragen werden. Um diesen Vorgang über Chekin durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1 - Gehen Sie zum Dashboard, öffnen Sie die Registerkarte „properties“ (Unterkünfte) und öffnen Sie die Unterkunft.

2 - Wählen Sie das Land aus, in dem sich Ihre Unterkunft befindet.

3 - Suchen Sie anschließend den Abschnitt „police connection“ (Polizeianbindung) und aktivieren Sie ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche.

4 - Wählen Sie die Polizeibehörde aus, an die Sie die Meldungen senden werden, und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

5 - Validieren Sie die Verbindung, bis sie als „completed“ (abgeschlossen) markiert ist.

6 - Klicken Sie auf save (speichern).

Hinweis: Die Anbindung an ISTAT funktioniert sehr ähnlich. Suchen Sie das Feld „ISTAT connection“ (ISTAT-Anbindung) und folgen Sie demselben Vorgang: Region auswählen und Zugangsdaten validieren.

WICHTIG: Vergessen Sie nicht, alle Informationen zu Ihrer Unterkunft einzutragen. Wenn Sie sie nicht hinzufügen, erscheinen sie nicht im erstellten Meldeschein.

Wie registriere ich Gäste mit Chekin?

Damit wir die Daten Ihrer Gäste an die Behörden senden können, müssen die Gäste bei Chekin registriert sein. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

  • Fügen Sie sie über den Online-Check-in hinzu.
  • Fügen Sie sie selbst in den Buchungseinstellungen hinzu.

Sobald die Gäste registriert sind, finden Sie in den Buchungen verschiedene Status:

  • Complete (vollständig): Die Gäste sind registriert und die Weiterleitung an die Behörden wurde korrekt durchgeführt.

  • Incomplete (unvollständig): Das System erkennt, dass ein Gast noch nicht eingecheckt hat oder dass die automatische Übermittlung der Daten an die Polizei noch aussteht (sie erfolgt am Tag des Check-in-Datums um 23:00 Uhr).

  • Error (Fehler): Die von den Gästen eingegebenen Daten enthalten einen Fehler und die Registrierung bei der Polizei ist fehlgeschlagen. In diesem Fall muss der Fehler untersucht werden und es müssen die nötigen Änderungen vorgenommen werden, um die Buchung abzuschließen.

Hinweis: Wenn Sie nicht auf die automatische Übermittlung um 23:00 Uhr warten möchten, können Sie auf „send manually“ (manuell senden) klicken, um die Registrierung sofort vorzunehmen.

Wo finde ich die erstellten Unterlagen?

Gehen Sie dazu im Online-Dashboard zum Bereich „documentation“ (Dokumentation). Dort finden Sie mehrere kleine Abschnitte. In diesem Fall ist der erste für uns relevant: „entry forms“ (Meldescheine).

WICHTIG: Die Unterlagen können nur über die Website eingesehen werden. In der App ist die Ansicht nicht möglich.

Der Abschnitt „entry forms“ enthält die für alle Ihre Gäste erstellten Meldescheine, sortiert nach Buchung. Sie können außerdem nach Unterkunft filtern, um die für jede einzelne Unterkunft erstellten Meldescheine zu sehen.

Im selben Abschnitt finden Sie eine Schaltfläche namens „guestbook“ (Gästebuch). Sie enthält alle Meldescheine derselben Unterkunft in numerischer Reihenfolge und ermöglicht Ihnen, sie herunterzuladen. Diese Bücher werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.

Hinweis: Sie können die Startnummer des Gästebuchs ändern, um mit einer Nummerierung Ihrer Wahl zu beginnen.

Welche weiteren Möglichkeiten bietet mir Chekin?

Wenn Sie die Einstellungen Ihrer Unterkunft öffnen, finden Sie weitere Tools, die Ihnen helfen, die gesetzlichen Anforderungen der Behörden zu erfüllen.

Zunächst gibt es die Verträge, die Ihre Gäste beim Online-Check-in unterzeichnen. Chekin ermöglicht es Ihnen, dem Vertrag Klauseln hinzuzufügen, etwa Informationen zu Kautionen, die Ihre Gäste hinterlegen.

Hinweis: Auf dem Vertrag erscheint nur die Unterschrift des Hauptgastgebers.

Außerdem gibt es die Identitätsprüfung. Damit können Sie die Identität Ihres Gastes beim Online-Check-in prüfen, entweder anhand eines Fotos des Ausweisdokuments und eines Selfies Ihres Gastes oder einfach nur anhand eines Fotos des Ausweisdokuments.

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