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Comment être en conformité légale grâce à Chekin ?

Si vous devez transmettre les données de vos voyageurs aux autorités, Chekin vous propose une solution pour respecter cette procédure et le faire automatiquement.

À qui dois-je envoyer les données ?

Selon le pays ou la région où vous vous trouvez, vous devez envoyer les données à un corps de police différent. Par exemple, en Espagne, il existe 3 corps de police différents auxquels vous pouvez envoyer les données de vos voyageurs, et chacun dispose de son propre site web. Il s’agit de SES HOSPEDAJES, des Mossos d’Esquadra et de l’Ertzaintza. Dans d’autres pays, comme l’Italie ou le Portugal, vous devez envoyer vos données à la Polizia di Stato ou au Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA).

Dans des communautés autonomes telles que le Pays basque et la Catalogne, la réglementation SES Hospedajes ne s’applique pas actuellement. Vous continuerez donc à suivre les procédures d’enregistrement existantes, sans aucune modification. Autrement dit, vous pouvez poursuivre la procédure d’enregistrement existante sans mettre en place de changement supplémentaire.

Dans d’autres pays, comme l’Italie ou le Portugal, les données doivent être envoyées à la Polizia di Stato ou au Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA).

Voici une vidéo qui explique comment activer la connexion à la police : https://www.youtube.com/watch?v=6EYCpqoWN54&ab_channel=Chekin

Remarque : si l’hébergement se trouve en Italie, vous pouvez également activer la connexion ISTAT pour la région dans laquelle il est situé.

IMPORTANT : pour SIBA (Portugal), vous devez sélectionner Pagina no portal (page sur le portail) comme mode de transmission préféré. Si vous avez configuré un autre mode de transmission, Chekin ne pourra pas envoyer les données de vos voyageurs sur votre page de police.

Que dois-je faire ?

Vous devez générer une fiche d’entrée pour chaque voyageur que vous accueillez, puis l’envoyer sur le site web des autorités. La fiche doit être envoyée le jour du check-in de la réservation ou jusqu’à 24 heures après. Une fois cette fiche transmise, elle doit également être inscrite dans le registre des voyageurs avec la numérotation correspondante. Pour effectuer cette procédure avec Chekin, suivez les étapes ci-dessous :

1 - Accédez au tableau de bord, ouvrez l’onglet properties (hébergements), puis ouvrez l’hébergement.

2 - Sélectionnez le pays où se trouve votre hébergement.

3 - Recherchez ensuite la section police connection (connexion à la police) et activez-la en cliquant sur le bouton.

4 - Sélectionnez la police à laquelle vous allez envoyer les données et ajoutez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

5 - Validez la connexion jusqu’à ce qu’elle soit indiquée comme completed (terminée).

6 - Cliquez sur save (enregistrer).

Remarque : la connexion à ISTAT est très similaire. Recherchez l’encadré ISTAT connection (connexion ISTAT) et suivez la même procédure, en sélectionnant la région et en validant les identifiants d’accès.

IMPORTANT : n’oubliez pas de saisir toutes les informations relatives à votre hébergement. Si vous ne les ajoutez pas, elles n’apparaîtront pas sur la fiche voyageur générée.

Comment enregistrer les voyageurs avec Chekin ?

Pour que nous puissions envoyer les données de vos voyageurs aux autorités, ceux-ci doivent être enregistrés dans Chekin. Vous pouvez le faire de plusieurs façons.

  • Les ajouter via le check-in en ligne.
  • Les ajouter vous-même dans les paramètres de la réservation.

Une fois les voyageurs enregistrés, les réservations peuvent présenter différents statuts :

  • Complete (complet) : voyageurs enregistrés et transmission aux autorités effectuée correctement.

  • Incomplete (incomplet) : le système détecte qu’un voyageur n’a pas encore effectué son check-in ou que la réservation est en attente de l’envoi automatique des données à la police (celui-ci a lieu le jour du check-in à 23h00).

  • Error (erreur) : les données saisies par les voyageurs contiennent une erreur et l’enregistrement auprès de la police a échoué. Dans ce cas, il faut rechercher l’origine de l’erreur et apporter les modifications nécessaires pour compléter la réservation.

Remarque : si vous ne souhaitez pas attendre l’envoi automatique de 23h00, vous pouvez cliquer sur send manually (envoyer manuellement) pour effectuer l’enregistrement à ce moment-là.

Où trouver la documentation générée ?

Pour cela, accédez à la section documentation du tableau de bord en ligne. Vous y trouverez plusieurs sous-sections. Celle qui nous intéresse ici est la première, entry forms (fiches d’entrée).

IMPORTANT : la documentation ne peut être consultée que depuis le web. Il n’est pas possible de l’afficher dans l’application.

La section entry forms regroupe les fiches voyageurs générées pour tous vos voyageurs, classées par réservation. Vous pouvez également filtrer par hébergement pour voir les fiches générées pour chaque hébergement.

Dans la même section, un bouton appelé guestbook (registre des voyageurs) regroupe toutes les fiches d’un même logement par ordre numérique et vous permet de les télécharger. Ces registres sont conservés pendant la durée légale requise.

Remarque : il est possible de modifier le numéro de départ du registre des voyageurs pour commencer à la numérotation de votre choix.

Quelles autres options Chekin me propose-t-il ?

Dans les paramètres de votre hébergement, vous trouverez d’autres outils qui vous aideront à respecter les exigences légales des autorités.

Tout d’abord, les contrats, que vos voyageurs signent pendant le check-in en ligne. Chekin vous permet d’ajouter des clauses au contrat, par exemple des informations sur les dépôts versés par vos voyageurs.

Remarque : seule la signature de l’hôte principal apparaît sur le contrat.

Ensuite, la vérification d’identité, qui vous permet de vérifier l’identité de votre voyageur pendant le check-in en ligne, à l’aide d’une photo du document et d’un selfie du voyageur, ou simplement d’une photo du document.

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