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Sending Guest Data to SEF (required in Portugal) (fr)

Dans cet article, nous vous expliquons comment connecter le SEF à Chekin afin d’envoyer aux autorités les données déclarées par vos voyageurs.

Présentation :

Si vous gérez une location de vacances au Portugal, il est obligatoire d’envoyer les données des voyageurs au SEF pour respecter la réglementation locale.

Nous avons le plaisir de vous informer que nous venons de lancer la SEF-SIBA web service integration (bêta) dans la section Legal (Légal) du tableau de bord Chekin.

Cette nouvelle intégration permet aux hébergements situés au Portugal d’envoyer les données des voyageurs au SEF par la méthode Web Service au lieu de l’ancienne méthode « página no portal » (page sur le portail). La fonctionnalité est actuellement en bêta, le temps que nous effectuions les dernières validations ; la mention « beta » sera retirée dans les prochains jours, une fois le bon fonctionnement de l’ensemble confirmé.

Pour l’instant, les deux intégrations restent disponibles en production : la nouvelle méthode Web Service et la méthode existante « SEF-SIBA » (qui prend en charge l’ancien parcours « página no portal »). Nous prévoyons de maintenir les deux options actives pendant 2 à 3 mois, afin de laisser aux clients existants le temps de migrer.

Comment les clients peuvent-ils migrer de l’ancienne intégration « SEF-SIBA » vers la nouvelle ?

  • Se connecter à leur compte SEF à l’adresse https://siba.ssi.gov.pt/s/an/default.aspx
  • Remplacer la méthode d’envoi par Web Service
  • Dans la section Legal du tableau de bord Chekin, remplacer la valeur du champ « Automatically send info to » (envoyer automatiquement les informations à) par « SEF-SIBA web service integration »

Si vous avez des questions ou des commentaires pendant la phase bêta, n’hésitez pas à nous contacter.

Vous trouverez ci-dessous un guide simple pour activer le SEF dans Chekin.

Étapes pour connecter le SEF dans Chekin :

Étape 1. Connectez-vous à votre compte Chekin et cliquez sur Properties (Hébergements)

Étape 2. Sélectionnez l’hébergement concerné

Étape 3. Sélectionnez Legal

Étape 4. Activez l’interrupteur

Étape 5. Sélectionnez le compte de police : SEF - SIBA (qui prend en charge l’ancien parcours « página no portal ») ou SEF - SIBA Web Service Integration (il s’agit de la nouvelle méthode Web Service, actuellement en BÊTA)

Étape 6. Si vous choisissez SEF - SIBA, vous devrez renseigner les champs Hotel Unit (NIF) (unité hôtelière, NIF), Password (mot de passe) et Establishment number (numéro d’établissement)

Étape 7. Si vous choisissez SEF-SIBA Web Service Integration, vous devrez renseigner les champs suivants

Étape 8. Cliquez sur Validate (Valider)

Votre compte est maintenant connecté.

REMARQUE : les données des voyageurs sont envoyées automatiquement aux autorités le jour du check-in, vers 19 h 00 UTC. Si les voyageurs s’enregistrent après cette heure, vous devrez envoyer les données manuellement en ouvrant la réservation dans Chekin et en cliquant sur SEND MANUALLY (envoyer manuellement) :

REMARQUE : utilisez ce lien pour vous connecter à votre compte SEF.

Étapes pour changer la méthode d’envoi

  • Rassemblez votre NIF (numéro d’identification fiscale) et le ou les numéros d’établissement associés à votre compte. (Il est préférable de les présenter sous forme de tableau)
  • Envoyez un e-mail à siba@ssi.gov.pt pour demander le changement de méthode d’envoi.
  • Attendez la notification confirmant que le changement a été traité.

Modèle d’e-mail pour demander le changement :

Objet : Demande de changement de la méthode d’envoi des bulletins - [indiquez le NIF/le nom de la société]
Corps :
À l’attention de l’équipe d’assistance SIBA,
Je vous écris pour demander officiellement un changement de la méthode d’envoi des bulletins associés à mon compte. Vous trouverez les informations nécessaires ci-dessous :

  • Numéro d’identification fiscale (NIF) : [indiquez le NIF ici]
  • Numéro(s) d’établissement : [indiquez le ou les numéros ici]

Je souhaite remplacer ma méthode d’envoi actuelle par [indiquez la nouvelle méthode souhaitée, p. ex. téléversement numérique/intégration système].
Dans l’attente de votre confirmation concernant cette mise à jour.
Cordialement,
Version portugaise à envoyer :
Objet de l’e-mail : Pedido de alteração do método de envio de boletins - (NIF / nom de la société)

Cara equipa do SIBA,

Vimos por este meio solicitar a alteração do método de submissão dos boletins de alojamento para web service no(s) seguinte(s) estabelecimento(s):

NIF: XXXXXXXX

Estabelecimento(s): XX (ajoutez les codes d’établissement de tous les hébergements à passer en web service)

Obrigado e cumprimentos