Comment ajouter et configurer vos hébergements

Pour commencer à utiliser Chekin, vous devez d’abord ajouter vos hébergements.

Vous ne devez suivre cette étape que si vous n’utilisez aucune des intégrations PMS disponibles ou si votre PMS est l’un des suivants : Siteminder, Beds24, Booking Automation ou Planyo. Si vous utilisez un autre PMS, vous pouvez ignorer ce premier paragraphe :)

Remarque : si votre compte est intégré à un PMS et que vous souhaitez ajouter un autre hébergement, vous devez : 1) ajouter votre hébergement dans votre PMS et 2) cliquer sur le bouton sync (synchroniser) dans la section des hébergements de Chekin. La synchronisation peut prendre quelques heures.

Pour commencer à utiliser Chekin, la première étape consiste à ajouter vos hébergements, car ils sont nécessaires pour relier toutes les informations utiles, telles que les connexions à la police, les réservations, la documentation, etc.

Pour ajouter un hébergement, accédez à Properties (Hébergements) dans le menu principal et cliquez sur Add Property (ajouter un hébergement) ou sur Add New Property (ajouter un nouvel hébergement) pour lancer la procédure.

Sur la page Add Property, plusieurs sections vous permettent de compléter les informations. Toutefois, seule la section Property Information (informations sur l’hébergement) est obligatoire ; les autres sont facultatives.

(*) Remarque : la disponibilité des connexions à la police et aux statistiques dépend du pays sélectionné.

Property information (informations sur l’hébergement)

Sélectionnez le pays où se trouve votre hébergement et renseignez toutes les informations requises.

Les exigences varient d’un pays à l’autre, car les informations de l’hébergement servent à générer la fiche d’enregistrement du voyageur (formulaire de check-in), et certains pays exigent légalement plus d’informations que d’autres.

Police Connection (connexion à la police)

Dans cette section, vous pouvez connecter les identifiants de votre compte auprès des autorités locales si votre pays ou votre région exige l’envoi des données des voyageurs à la police.

Les connexions à la police disponibles s’affichent en fonction du pays où se trouve votre hébergement.

Remarque : si vous n’avez pas encore vos identifiants, contactez vos autorités locales dès que possible pour obtenir un compte.

Saisissez le nom d’utilisateur, le mot de passe et toute autre information requise, puis cliquez sur Validate (valider) pour vérifier que la connexion fonctionne correctement.

L’activation de la connexion à la police entraîne l’envoi automatique des données de vos voyageurs à votre compte de police.

Remarque : les fiches des voyageurs sont envoyées automatiquement le soir du jour du check-in. Vous avez également la possibilité de les envoyer immédiatement si nécessaire.

Statistics Connection (connexion aux statistiques)

Comme pour la connexion à la police, vous pouvez connecter votre compte de statistiques si votre pays vous impose d’envoyer des données à l’institut national de statistique.

La procédure est la même : sélectionnez l’institut de statistique, puis saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour valider la connexion.

L’activation de la connexion aux statistiques entraîne l’envoi automatique des données de vos voyageurs à votre compte.

Online Check-in (check-in en ligne)

Envoyez automatiquement un formulaire d’enregistrement en ligne à vos voyageurs. Quand souhaitez-vous les contacter ? Choisissez les options d’envoi qui correspondent le mieux à vos besoins.

Nous vous conseillons de sélectionner toutes les options : nous cesserons d’envoyer les rappels dès que tous les voyageurs d’une réservation auront effectué l’enregistrement en ligne.

Contracts (contrats)

Dans cette section, vous pouvez activer le contrat de location de courte durée afin que le voyageur principal le signe pendant le check-in. Une fois activé, le contrat s’applique à toutes les réservations.

Le contrat contient des informations sur le représentant légal de l’hébergement (qu’il s’agisse d’une société ou d’un particulier).

iCals Connection (connexion iCal)

Ajoutez les liens iCal de vos comptes Booking.com et/ou Airbnb pour créer automatiquement des réservations à partir des informations iCal.

Vous pouvez également ajouter d’autres liens iCal, mais veuillez noter que toutes les données ne seront pas forcément importées, car chaque entreprise utilise un format iCal différent.

Conseil : si vous utilisez un PMS ou un channel manager, nous vous recommandons d’utiliser plutôt l’une de nos intégrations.

Une fois toutes les informations souhaitées renseignées, n’oubliez pas de cliquer sur SAVE PROPERTY (enregistrer l’hébergement). Si tout est correct, une fenêtre contextuelle affiche un message de réussite. Sinon, si une information obligatoire est manquante, elle est signalée en rouge pour que vous puissiez la corriger.