Onboarding-Leitfaden für Integrationen

Willkommen! Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Lösung entschieden haben. In dieser Kurzanleitung zeigen wir Ihnen in wenigen Schritten, wie Sie das Web-Dashboard verwenden. Hier ist der Link:

Online-Dashboard

Registrierung

Zuerst müssen Sie ein Konto bei Chekin registrieren. Folgen Sie dazu einfach diesen Schritten:

1 - Rufen Sie die Registrierungsseite von Chekin auf und klicken Sie auf „Register for free“ (Kostenlos registrieren). Geben Sie die grundlegenden Daten Ihres Chekin-Kontos ein und klicken Sie auf continue (Weiter).

2 - Wählen Sie anschließend die Art der Unterkunft, die Sie in Ihrem PMS-Konto haben, und die Gesamtzahl der Unterkünfte/Zimmer.

3 - Sie werden gefragt, ob Sie ein PMS verwenden. Wählen Sie Ihr PMS aus und klicken Sie auf continue.

Hinweis: Bei einigen PMS gibt es einen zusätzlichen Schritt, in dem ein Schlüssel hinzugefügt wird. Wenn Sie nicht nach einem Schlüssel gefragt werden, werden Sie zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie Ihre PMS-Zugangsdaten eingeben und die beiden Plattformen verknüpfen.

Danach erscheint ein Pop-up mit der Information, dass Ihre Unterkünfte und Buchungen aus Ihrem PMS importiert wurden. Nun können Sie mit der Einrichtung beginnen:

1. Unterkünfte einrichten
2. Buchungen
3. Gäste hinzufügen
4. Weitere Funktionen
5. FAQ

Einrichtung Ihrer Unterkünfte

Als Erstes müssen Sie Ihre Unterkünfte einrichten. Diese werden bei der Erstellung Ihres Kontos aus Ihrem PMS importiert.

Bei Integrationen, bei denen Sie die Unterkünfte selbst anlegen müssen, klicken Sie hier.

• Property information (Informationen zur Unterkunft): Die Pflichtangaben werden benötigt, um den Meldeschein für Gäste zu erstellen.
• Police Connection (Verbindung zur Polizei): Verbinden Sie die Zugangsdaten Ihres Kontos bei den örtlichen Behörden, um Daten automatisch zu übermitteln.
• Statistics Connection (Verbindung zur Statistik): Verbinden Sie Ihr Konto, um Daten an Ihr örtliches Statistikamt zu senden.
• Online Check-in (Online-Check-in): Senden Sie Ihren Gästen automatisch ein Online-Registrierungsformular. Wählen Sie die Zeitplanoptionen, die am besten zu Ihren Anforderungen passen.
• Self check-in (Self-Check-in): Verbinden Sie Ihre Smart Locks und aktivieren Sie den biometrischen Abgleich, um Ihren Gästen eine kontaktlose Registrierung anzubieten.
• Contracts (Verträge): Aktivieren Sie für jede Buchung die Erstellung eines Kurzzeitmietvertrags zwischen Ihnen und dem Hauptgast.
• iCals connection (iCal-Verbindung): Fügen Sie den iCal-Link von Booking.com und/oder Airbnb hinzu, um Buchungen automatisch zu erstellen.

Wenn Sie alle diese Informationen eingegeben haben, vergessen Sie nicht, auf SAVE CHANGES (Änderungen speichern) zu klicken.

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter folgendem Link: „Unterkunft bearbeiten“.

Buchungen

Da Ihr Konto mit Ihrem PMS integriert ist, werden die Buchungen mit den verfügbaren Angaben automatisch in Ihr Chekin-Konto importiert. Sie können sie in der Ansicht „Bookings“ (Buchungen) im Dashboard und in der App verwalten. Sie können außerdem alle Angaben zur Buchung bearbeiten und die Daten der registrierten Gäste einsehen.

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter folgendem Link: „Buchungsansicht“.

Gäste hinzufügen

Nachdem nun Buchungen angelegt sind, können Sie damit beginnen, Gäste für die Registrierung hinzuzufügen. Dafür gibt es 2 Möglichkeiten:

• Senden Sie Ihren Gästen den Online-Check-in, damit sie sich selbst registrieren.
• Fügen Sie Gäste manuell über das Web-Dashboard hinzu.

Gäste per Online-Check-in hinzufügen

Senden Sie Ihren Gästen eine Online-Registrierung, damit sie ihre persönlichen Daten vor der Ankunft ausfüllen können. Sie können den Link per E-Mail senden oder den Link kopieren, um ihn mit Ihrem Gast zu teilen.

1. Wählen Sie die Buchung aus, für die Sie dem Gast den Online-Check-in senden möchten.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Online Check-in“ und geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Send online check-in“ (Online-Check-in senden).
4. Alternativ klicken Sie auf „Copy link“ (Link kopieren) und fügen Sie ihn an anderer Stelle ein.

Sie können diesen Vorgang in den Einstellungen der Unterkunft automatisieren.

Gäste über das Web-Dashboard hinzufügen

Sehen wir uns nun an, wie Sie Ihre Gäste manuell im Dashboard registrieren.

1. Wählen Sie eine Buchung aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Register Guest“ (Gast registrieren) oder direkt auf das Gastfeld.
3. Geben Sie die Gästedaten manuell ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Scan ID/Passport“ (Ausweis/Reisepass scannen), um die Daten des Dokuments schnell zu erfassen.
4. Klicken Sie auf „Register guest“, um die Daten zu speichern.

Wichtig: Wenn Sie die Verbindung zur Polizei aktiviert haben, werden die Gästedaten am Check-in-Datum nachts automatisch an Ihr Konto gesendet. Wenn Sie die Gästeregistrierung nur testen, löschen Sie den Gast, bevor er an die Polizei gesendet wird.

Um Gästedaten sofort zu senden, können Sie auf „Send manually“ (Manuell senden) klicken. Sie finden diese Option im Buchungsstatus im Bereich „Police (Check-in)“ (Polizei (Check-in)).

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter folgenden Links: „Gast über das Dashboard hinzufügen“ und „Online-Check-in“.

Weitere Funktionen

Buchungsstatus

Im Abschnitt Booking status (Buchungsstatus) innerhalb einer Buchung können Sie unter anderem prüfen, ob der Gast den Online-Check-in abgeschlossen hat, ob Gäste fehlen, ob Daten an die Behörden gesendet wurden und wie der Registrierungsstatus lautet.

Dokumente

Der Meldeschein wird jedes Mal automatisch als PDF erstellt, wenn Sie einen Gast hinzufügen. Alle Dateien werden auf der Seite DOCUMENTS (Dokumente) gespeichert, ebenso die Verträge.

Self-Check-in (Premium-Funktion)

Der Self-Check-in automatisiert die Identifizierung der Gäste und den Fernzugriff auf die Unterkunft während des Online-Check-ins. Außerdem können Sie Ihre Gäste bitten, ein Selfie und ein Foto des Ausweises aufzunehmen, und ihnen über Smart Locks Zugang zur Unterkunft gewähren.

FAQs

Werden die Gästedaten automatisch an die Polizei gesendet?

Ja! Wenn Sie die Zugangsdaten der Polizei in Ihrer Unterkunft hinterlegt haben, sendet Chekin die Gästedaten in der Nacht des Check-in-Datums automatisch an die Polizei.

Kann ich die Gästedaten manuell an die Polizei senden?

Ja, Sie können die Übermittlung der Daten an die Polizei erzwingen. In den Buchungsdetails gibt es dafür eine Option, sofern die von der Polizei geforderten Bedingungen erfüllt sind.

Kann ich nach dem Check-in-Datum auf die Registrierungsdokumente zugreifen?

Ja, die Dokumente werden im Cloud-Speicher von Chekin gespeichert und stehen jederzeit zum Download bereit.

Wie funktioniert der Scanner?

Unser Scanner kann nur Dokumente lesen, die über den MRZ-Code (Machine Readable Zone, maschinenlesbare Zone) verfügen. Bei Reisepässen befindet er sich auf der Hauptseite, bei Ausweisen in der Regel auf der Rückseite. Das Ergebnis des Scans hängt von Faktoren wie den Lichtverhältnissen, der Qualität der Kamera bzw. des Fotos usw. ab. Klicken Sie auf diesen Link, um mehr über die MRZ zu erfahren.

Hier ist ein Beispiel für einen Ausweis:

Hat die mobile App (Chekin Lite) dieselben Funktionen wie das Dashboard?

Die mobile App ist auf die Verwaltung von Buchungen und die Registrierung von Gästen vor Ort ausgerichtet. Komplexere Funktionen wie Unterkünfte, Dokumente und Abrechnung können nur über das Web-Dashboard verwaltet werden.