Integrace s 365Villas

Které informace se díky integraci synchronizují?

• Všechny nabídky se importují do ovládacího panelu Chekin. Pokud se některý údaj v 365Villas změní, automaticky se aktualizuje i v systému Chekin.
• Rezervace s datem příjezdu od data vytvoření účtu dále se importují. Rezervace z minulosti se neimportují.
• Odkaz na online check-in: Chekin jej odesílá do vašeho účtu 365Villas, abyste k němu měli rychlý přístup a mohli jej snadno sdílet.

Propojení s 365Villas je nutné provést při vytváření účtu.

Poznámka: Pokud již máte účet Chekin bez této integrace, kontaktujte nás prosím přes chat nebo e-mailem na adrese support@chekin.com a my vám pomůžeme.

Vytvoření účtu Chekin s PMS

Účet můžete vytvořit na registrační stránce.

1. Na registrační stránce vyplňte ve formuláři všechny požadované údaje.
2. U možnosti Do you want to connect your PMS? (Chcete propojit svůj PMS?) vyberte YES (Ano).
3. Vyhledejte 365Villas a vyberte jej.
4. Klikněte na Continue (Pokračovat).

Zadání požadovaných údajů 365Villas

Nyní budete požádáni o zadání klíče API, hesla a tokenu z vašeho účtu 365Villas, aby bylo možné propojení vytvořit.

Jak získat klíč API, heslo a token 365Villas

1. V 365Villas klikněte v levém horním rohu na Your profile (Váš profil). Otevře se nabídka.

2. Ve spodní části seznamu klikněte na API & Integrations (API a integrace).

3. V sekci Third-Party Integrations (Integrace třetích stran) klikněte na Show more (Zobrazit více), aby se zobrazily všechny dostupné integrace. Najděte Chekin a klikněte na něj.

4. Zde uvidíte token, heslo a klíč. Každou hodnotu zkopírujte a vložte do příslušného pole.

Jakmile zadáte všechny požadované údaje, dokončete proces kliknutím na Connect with 365Villas (Propojit s 365Villas).

Poté budete přesměrováni do ovládacího panelu Chekin.

Import ubytování a rezervací

Jakmile je váš účet vytvořen, všechna vaše ubytování se začnou automaticky importovat z vašeho účtu 365Villas. Průběh můžete sledovat v levém dolním rohu.

Připomenutí: Importují se pouze rezervace s datem příjezdu od data vytvoření účtu dále. Rezervace z minulosti se neimportují.

Poznámka: První import může trvat několik minut v závislosti na množství dat, která je potřeba importovat.

První kroky

Doplnění informací o ubytování

365Villas neposkytuje o vašich ubytováních dostatek údajů, které některé funkce systému Chekin vyžadují, například automatické odesílání údajů policii. Prvním krokem je proto doplnění údajů o vašich ubytováních.

Stav Incomplete (Neúplné) u ubytování znamená, že je třeba doplnit některé údaje.

1. Kliknutím na libovolné ubytování přejděte do jeho nastavení.
2. V sekci Property information (Informace o ubytování) zkontrolujte zemi a doplňte všechny chybějící informace o ubytování (jsou potřeba k vygenerování registračního formuláře hosta).

Aktivace automatizace online check-inu

Můžete aktivovat automatizaci online check-inu, která vašim hostům odešle e-mail, aby se mohli zaregistrovat sami.

Důležité: Nastavení automatizace online check-inu v současnosti platí pro celý účet. Provedené změny se tedy použijí pro VŠECHNA vaše ubytování.

1. V nastavení ubytování klikněte v levé nabídce na Online check-in.
2. Kliknutím na přepínač automatizaci aktivujte.
3. Vyberte možnosti plánování, které nejlépe odpovídají vaší situaci.
4. Uložte změny.

Aktivace propojení s policií

Automatické odesílání údajů policii a statistickým úřadům je dostupné pouze pro některé země. Úplný seznam podporovaných zemí najdete v článku Plnění zákonných povinností podle zemí.

Díky této funkci můžete své účty propojit s úřady a registraci automatizovat.

1. V nastavení ubytování klikněte v levé nabídce na Legal (Právní náležitosti).
2. V podsekci Police Connection (Propojení s policií) kliknutím na přepínač propojení aktivujte.
3. Vyberte úřad, se kterým se chcete propojit, a zadejte své přihlašovací údaje.
4. Kliknutím na Validate (Ověřit) zkontrolujte, zda propojení s těmito údaji funguje.
   1. Pokud máte pod stejným policejním účtem registrováno více ubytování, zobrazí se po ověření nové pole Property (Ubytování). Vyberte v něm ubytování, které chcete propojit.
5. Uložte změny.

Nyní jste o krok blíž k automatizaci registrace hostů a check-inu!

Odkaz na online check-in v 365Villas

Chekin odesílá do vašeho účtu 365Villas odkazy na online check-in pro všechny nadcházející rezervace. Odkaz můžete s hosty sdílet přímo ze svého účtu 365Villas, nebo v případě potřeby dokonce vyplnit registraci sami.

Odkaz na online check-in najdete na 2 různých místech.

Booking Reports (Přehledy rezervací)

1. Ve svém účtu 365Villas přejděte na Bookings reports v části business management (správa podnikání).
2. V tabulce rezervací najdete sloupec Arrival form (Příjezdový formulář).
3. Klikněte na ikonu formuláře a online check-in pro danou rezervaci se otevře na nové kartě prohlížeče.

Reminders (Připomenutí)

Zde rychle zjistíte, zda host check-in dokončil, nebo ne.

1. Ve svém účtu 365Villas přejděte na Reminders Dashboard (Přehled připomenutí) na domovské stránce.
2. V tabulkách Checking in (Příjezdy) a Checking out (Odjezdy) najdete sloupec Arrival form.
3. Klikněte na tlačítko Incomplete a online check-in pro danou rezervaci se otevře na nové kartě prohlížeče.

Časté dotazy

Mohu pro integraci s 365Villas použít stávající účet Chekin?

Bohužel ne, propojení s 365Villas vyžaduje vytvoření nového účtu. Pokud již máte účet Chekin bez této integrace, kontaktujte nás prosím přes chat nebo e-mailem na adrese support@chekin.com a my vám pomůžeme.

Importují se do systému Chekin nové rezervace?

Ano! Všechny vaše rezervace z 365Villas se do účtu Chekin synchronizují, takže je nemusíte vytvářet znovu.

Odesílají se údaje mých hostů policii automaticky?

Ano! Pokud jste u svého ubytování zadali přihlašovací údaje k policii, Chekin odešle údaje hostů policii automaticky v den příjezdu ve 23:00.

Mohu údaje hostů odeslat úřadům před 23:00?

Ano, registraci můžete policii odeslat ručně kdykoli ze stránky s podrobnostmi rezervace, pokud jsou splněny podmínky požadované policií. U většiny policejních orgánů například nelze odeslat registraci před datem příjezdu.

Mám k registračním dokumentům přístup i po datu příjezdu?

Ano, Chekin generuje a ukládá veškerou zákonnou dokumentaci v cloudu. K formulářům všech svých hostů máte přístup kdykoli.