Conceptos de factura en la facturación certificada: qué son y cómo gestionarlos

Cuando usas Facturas certificadas (facturación electrónica) en Chekin, cada importe de una reserva se gestiona como un concepto (item). Configurar bien tus conceptos es lo que determina qué importes se declaran a la autoridad fiscal y de qué manera.

¿Qué es un concepto?

Un concepto es una línea de factura que representa un importe concreto de una reserva, por ejemplo el precio del alojamiento, la tasa turística o una tarifa de limpieza. Cada concepto define también cómo debe comunicarse ese importe al servicio de facturación o fiscal de tu país (por ejemplo, myDATA en Grecia o SDI en Italia).

Los cuatro tipos de conceptos

Conceptos del sistema: conceptos integrados que existen por defecto, como la línea estándar de Tasa turística. Los gestiona Chekin.
Conceptos importados: conceptos que llegan directamente de tu PMS conectado (por ejemplo, "Alojamiento" o "Tarifa de limpieza"). Muestran exactamente lo que ha enviado tu PMS.
Conceptos manuales: conceptos que creas tú añadiendo una fila nueva en la tabla de conceptos. Úsalos para cargos puntuales o para líneas que tu PMS no envía.
Conceptos generados: conceptos creados automáticamente por el Formula Builder (generador de fórmulas). Su importe se calcula con una fórmula basada en los datos de la reserva (por ejemplo, el importe neto sin IVA o una tasa municipal). Consulta el apartado Formula Builder más abajo.

Categoría de envío

Cada concepto tiene una categoría de presentación. Indica a Chekin qué representa legalmente el importe y cómo debe enviarse al servicio fiscal. La categoría no cambia el importe; solo define su significado a efectos de declaración.

Ejemplos de categorías (Grecia):

Factura general (General invoice): los ingresos principales de la reserva (precio del alojamiento, servicios generales), declarados con el tipo de IVA aplicable.
Tasa turística (Tourist tax): la tasa climática/medioambiental que se cobra por noche o por huésped. No es un ingreso normal y sigue sus propias reglas de declaración.
Impuesto de alojamiento (Accommodation tax): el impuesto municipal sobre el alojamiento, que se mantiene separado de los ingresos de la reserva.

Importante: la factura no muestra tus conceptos uno por uno. Chekin suma los conceptos activos por categoría de presentación y envía un total por categoría. Las categorías cuyo total es cero no se envían.

Conceptos activos e inactivos

Activo: el concepto se incluye en el total de la factura y se declara al servicio fiscal.
Inactivo: el concepto no se incluye en el total de la factura. Aun así, puede usarse como valor dentro del Formula Builder, por ejemplo para calcular otro concepto.

⚠️ Si creas un concepto generado a partir de otro concepto (por ejemplo, un importe neto calculado a partir del importe bruto), pon el concepto original como inactivo. De lo contrario, el mismo importe se declara dos veces.

Cómo gestionar tus conceptos

Antes de empezar, asegúrate de que tu PMS está conectado, tus propiedades y reservas están sincronizadas, los pagos están activados y el proveedor (supplier) de la propiedad está creado.

En el panel de Chekin, ve a Propiedades y abre la propiedad.
Abre Facturas certificadas y desplázate hasta la sección Elementos de la factura.
Haz clic en Sincronizar elementos de pago para que aparezcan los de tu PMS (conceptos importados).
En cada concepto, comprueba que la categoría de presentación es correcta y cámbiala si es necesario.
Activa solo los conceptos que quieras declarar y desactiva el resto.
Para añadir una línea que tu PMS no envía, haz clic en Añadir artículo → Artículo nuevo para crear un concepto manual. Para calcular un importe automáticamente, elige Automatización de precios, es decir, el Formula Builder.

Ejemplo: tasa turística

En la sección Tasas turísticas de la propiedad, configura la tarifa y asegúrate de que Dónde aplicar (Where to apply) está configurado como Solo facturación electrónica (E-invoicing only). De lo contrario, la tasa no se declara.
En Facturas certificadas → Elementos de la factura, comprueba que el concepto de la tasa turística tiene la categoría de presentación Tasa turística.
Activa el concepto si quieres que se declare el importe, o desactívalo si no.

¿Necesitas calcular importes automáticamente?

Si tu PMS envía precios que incluyen el IVA u otros impuestos, o necesitas repartir un importe entre varias categorías, usa el Formula Builder para crear conceptos generados. Lee nuestra guía Formula Builder: calcula los conceptos de factura automáticamente.

Si tienes alguna pregunta, escríbenos a support@chekin.com.