Rechnungspositionen bei der zertifizierten Rechnungsstellung: was sie sind und wie Sie sie verwalten

Wenn Sie in Chekin Beglaubigte Rechnungen, also die E-Rechnungsstellung, nutzen, wird jeder Betrag einer Buchung als Position behandelt. Die richtige Einrichtung Ihrer Positionen entscheidet darüber, welche Beträge der Steuerbehörde gemeldet werden und auf welche Weise.

Was ist eine Position?

Eine Position ist eine einzelne Rechnungszeile, die einen bestimmten Betrag einer Buchung darstellt, zum Beispiel den Übernachtungspreis, die Kurtaxe (Tourismusabgabe) oder eine Reinigungsgebühr. Jede Position legt außerdem fest, wie dieser Betrag an den Rechnungs- oder Steuerdienst Ihres Landes gemeldet werden muss (zum Beispiel myDATA in Griechenland oder SDI in Italien).

Die vier Positionstypen

Systempositionen: integrierte Positionen, die standardmäßig vorhanden sind, etwa die Standardzeile Tourist tax (Kurtaxe). Sie werden von Chekin verwaltet.
Importierte Positionen: Positionen, die direkt aus Ihrem verbundenen PMS stammen (zum Beispiel „Accommodation“ oder „Cleaning fee“). Sie zeigen genau das, was Ihr PMS übermittelt hat.
Manuelle Positionen: Positionen, die Sie selbst anlegen, indem Sie in der Positionstabelle eine neue Zeile hinzufügen. Verwenden Sie sie für einmalige Gebühren oder für Zeilen, die Ihr PMS nicht übermittelt.
Generierte Positionen: Positionen, die automatisch vom Formula Builder (Formel-Editor) erstellt werden. Ihr Betrag wird mit einer Formel auf Basis der Buchungsdaten berechnet (zum Beispiel der Nettobetrag ohne MwSt. oder eine Gemeindesteuer). Siehe Formula Builder weiter unten.

Kategorie der Einreichung

Jede Position hat eine Kategorie der Einreichung. Sie teilt Chekin mit, was der Betrag rechtlich darstellt und wie er an den Steuerdienst übermittelt werden muss. Die Kategorie ändert den Betrag nicht, sie legt nur seine Bedeutung für die Meldung fest.

Beispiele für Kategorien (Griechenland):

Allgemeine Rechnung (General invoice): die Haupteinnahmen der Buchung (Übernachtungspreis, allgemeine Leistungen), gemeldet mit dem geltenden MwSt.-Satz.
Kurtaxe (Tourist tax): die Klima-/Umweltabgabe, die pro Nacht oder pro Gast erhoben wird. Sie ist keine normale Einnahme und unterliegt eigenen Meldevorschriften.
Beherbergungssteuer (Accommodation tax): die kommunale Beherbergungssteuer, getrennt von den Buchungseinnahmen.

Wichtig: Die Rechnung führt Ihre Positionen nicht einzeln auf. Chekin addiert die aktiven Positionen je Kategorie der Einreichung und übermittelt eine Summe pro Kategorie. Kategorien mit einer Summe von null werden nicht übermittelt.

Aktive und inaktive Positionen

Aktiv: Die Position ist in der Rechnungssumme enthalten und wird dem Steuerdienst gemeldet.
Inaktiv: Die Position ist nicht in der Rechnungssumme enthalten. Sie kann aber weiterhin als Wert im Formula Builder verwendet werden, zum Beispiel um eine andere Position zu berechnen.

⚠️ Wenn Sie eine generierte Position aus einer anderen Position erstellen (zum Beispiel einen Nettobetrag, der aus dem Bruttobetrag berechnet wird), setzen Sie die ursprüngliche Position auf inaktiv. Andernfalls wird derselbe Betrag doppelt gemeldet.

So verwalten Sie Ihre Positionen

Stellen Sie vorab sicher, dass Ihr PMS verbunden ist, Ihre Unterkünfte und Buchungen synchronisiert sind, Zahlungen aktiviert sind und der Lieferant der Unterkunft angelegt ist.

Gehen Sie im Chekin-Dashboard zu Eigenschaften und öffnen Sie die Unterkunft.
Öffnen Sie Beglaubigte Rechnungen und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Positionen der Rechnung.
Klicken Sie auf Zahlungsposten synchronisieren, damit die Positionen aus Ihrem PMS erscheinen (importierte Positionen).
Prüfen Sie bei jeder Position, ob die Kategorie der Einreichung stimmt, und ändern Sie sie bei Bedarf.
Aktivieren Sie nur die Positionen, die Sie melden möchten, und deaktivieren Sie die übrigen.
Um eine Zeile hinzuzufügen, die Ihr PMS nicht übermittelt, klicken Sie auf Artikel hinzufügen → Neuer Artikel und legen Sie eine manuelle Position an. Um einen Betrag automatisch zu berechnen, wählen Sie Preisautomatisierung, also den Formula Builder.

Oberfläche auf Spanisch dargestellt.

Beispiel: Kurtaxe

Legen Sie im Abschnitt Kurtaxe der Unterkunft die Gebühr fest und stellen Sie sicher, dass Anwendungsbereich (Where to apply) auf Nur E-Rechnungsstellung (E-invoicing only) gesetzt ist. Andernfalls wird die Abgabe nicht gemeldet.
Prüfen Sie unter Beglaubigte Rechnungen → Positionen der Rechnung, ob die Kurtaxe-Position die Kategorie der Einreichung Kurtaxe hat.
Aktivieren Sie die Position, wenn der Betrag gemeldet werden soll, andernfalls deaktivieren Sie sie.

Sie möchten Beträge automatisch berechnen?

Wenn Ihr PMS Preise inklusive MwSt. oder anderer Steuern übermittelt oder Sie einen Betrag auf mehrere Kategorien aufteilen müssen, erstellen Sie mit dem Formula Builder generierte Positionen. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden Formula Builder: Rechnungspositionen automatisch berechnen.

Bei Fragen schreiben Sie uns an support@chekin.com.