Come collegare PayTourist

Introduzione

Attraverso il portale PayTourist del tuo comune, puoi registrare la tua struttura ricettiva, inserirla nell’elenco e gestire i pagamenti dell’imposta di soggiorno e le relative comunicazioni.

Questa integrazione è stata progettata specificamente per tutti i gestori di strutture ricettive in Italia, dai singoli host di una sola proprietà alle grandi catene alberghiere, che sono tenuti a dichiarare i soggiorni degli ospiti e a segnalare l’imposta di soggiorno.

Se gestisci strutture in uno dei comuni coperti dalla rete di PayTourist, questo servizio è pensato per semplificarti la vita.

---

Perché usare questa funzione?

Per i property manager e gli albergatori in Italia, la gestione dell’imposta di soggiorno è un obbligo complesso e che richiede molto tempo. Destreggiarsi tra i dati degli ospiti, calcolare correttamente gli importi dovuti e garantire dichiarazioni puntuali al comune competente rappresenta un costante onere amministrativo.

Chekin è orgogliosa di annunciare la sua integrazione ufficiale con PayTourist, la piattaforma leader in Italia per la gestione dell’imposta di soggiorno.
Questa potente connessione è pensata per eliminare l’inserimento manuale dei dati, assicurare la conformità legale e restituirti il bene più prezioso di tutti: il tuo tempo.

---

Punti chiave della funzione:

Questa integrazione è molto più di un semplice flusso di dati: è ricca di funzionalità intelligenti pensate per scenari reali.

1) Gestione automatica delle eccezioni:
Il nostro sistema identifica automaticamente gli ospiti che hanno diritto all’esenzione dall’imposta di soggiorno. Se un ospite ha meno di 14 anni o più di 80, il sistema lo segnala e applica automaticamente la riduzione corretta in PayTourist, garantendo che non vengano mai addebitati importi errati o calcolati in modo impreciso.

2) Gestione senza sforzo delle estensioni di soggiorno:
Se un ospite prolunga il proprio soggiorno, non devi fare nulla. Il sistema rileva automaticamente la modifica, la considera come un nuovo periodo di soggiorno e invia le informazioni aggiornate a PayTourist nella successiva trasmissione giornaliera.

3) Registrazione trasparente e monitoraggio dello stato:
Proprio come per la funzione di report alla Polizia, ogni invio di dati a PayTourist viene registrato e reso visibile direttamente nel tuo dashboard di Chekin.
Puoi vedere esattamente quando sono stati inviati i dati per ciascuna prenotazione, controllare lo stato di conferma e accedere alle ricevute PDF rilasciate dall’autorità, ottenendo così una tracciabilità completa di tutte le operazioni.

4) Centralizzato e sicuro:
Tutte le interazioni vengono gestite attraverso Chekin, offrendo un’unica fonte affidabile di verità.
I tuoi dati vengono trasmessi in modo sicuro tramite API, utilizzando i protocolli ufficiali di integrazione di PayTourist per garantire integrità e conformità in ogni fase del processo.

---

Come collegare PayTourist su Chekin:

Come generare il tuo PayTourist API Token per l’integrazione con Chekin:

Per connetterti con PayTourist tramite API, devi prima generare un personal access token. Questo token funge da chiave di sicurezza che consente a Chekin di inviare i dati dei tuoi ospiti direttamente alla piattaforma PayTourist: https://paytourist.zendesk.com/auth/v2/login/signin 

Segui attentamente questi passaggi per creare e configurare correttamente il tuo token.

IMPORTANTE: il tipo di utente “(Utente Booking)”.
Il token API deve essere generato per uno specifico tipo di utente chiamato “Utente Booking”.
Prima di iniziare, assicurati di aver effettuato l’accesso a PayTourist con il tuo account amministratore

Passaggio 1)
Accedi alla sezione API Access Token

Esistono due modi (metodo A e metodo B) per accedere alla schermata di gestione del token:

Per il metodo A (tramite le impostazioni del profilo), i passaggi sono i seguenti:

1.Accedi al tuo account PayTourist.
2.Nella barra verde in alto a destra, fai clic sul nome del tuo account per trovare la sezione “Info Profilo”.
3.Sotto la tua immagine del profilo, seleziona l’opzione “Token di accesso API”.

 

Per il metodo B (tramite il menu Utenti), segui questi passaggi:

1.Dal menu principale a sinistra, vai alla sezione Utenti.
2.Trova l’utente “Utente Booking” per il quale desideri creare il token.
3.Fai clic sul pulsante “Modifica” corrispondente a quell’utente.
In questo modo accederai alla stessa schermata di gestione del token.

Passaggio 2)
Crea un nuovo token:

Nella schermata di gestione dei token, vedrai l’elenco di eventuali token già creati.

1.Fai clic sul pulsante “+ Crea nuovo Token”.
2.Ti verrà richiesto di inserire un nome per il token — ti consigliamo di usare un nome chiaro e descrittivo, ad esempio PMS_Integration_Token.
3.Fai clic sul pulsante per procedere con la creazione.

Passaggio 3)
Salva il tuo token in modo sicuro

Nota: fai molta attenzione — questo è il passaggio più importante.

1. Il sistema mostrerà ora il tuo nuovo token di accesso personale.
Questa è l’unica volta in cui il token completo verrà visualizzato.
2.Copia con attenzione tutto il testo del token.
3.Incollalo in un documento di testo sicuro.
Assicurati che non ci siano spazi extra prima o dopo il token e che il contenuto non sia stato modificato in alcun modo.
4.Userai questo token per configurare la connessione all’interno di questo dashboard.

IMPORTANTE:
Se perdi questo token, non potrà essere recuperato.
Dovrai generarne uno nuovo seguendo nuovamente questi passaggi.
In tal caso, è consigliato eliminare il token vecchio o non utilizzato per mantenere un alto livello di sicurezza.

Passaggio 4)
Associa il token a questo software

Creare il token non è sufficiente, dovrai collegarlo al software corretto per consentire la trasmissione dei dati.

1.Torna al profilo dell’utente “Booking”.
2.Trova la sezione dedicata all’associazione del software.
3.Dal menu a tendina dei fornitori di software disponibili, seleziona “Chekin”.
4.Fai clic sul pulsante “Salva” (di solito situato in basso a destra) per applicare le modifiche.

---

Gestione del tuo token: scadenza e rinnovo

Validità:
Ogni token è valido per 12 mesi.

Promemoria di scadenza:
Prima della scadenza del token, PayTourist ti invierà un’e-mail di promemoria, così avrai il tempo necessario per generarne uno nuovo senza interrompere il servizio.

Rinnovo:
Per evitare qualsiasi interruzione nella trasmissione dei dati, è necessario creare proattivamente un nuovo token e eliminare quello vecchio prima della scadenza.
Dopo aver generato il nuovo token, aggiorna le impostazioni di integrazione in questo software con il nuovo codice, così da garantire una transizione fluida e senza errori.

Nota:
L’Access Token è specifico per ogni struttura ricettiva (ogni host) e deve essere generato da un utente appartenente all’account PayTourist di quella struttura.

“L’access token è valido per 12 mesi e deve essere generato da un utente di tipo ‘(Booking)’ su PayTourist.”
Questo utente di tipo “Booking” corrisponde a un account all’interno del portale PayTourist della specifica struttura ospitante.

---

Come trovare l’ID della stanza (Room ID)

Il partner_room_id è il numero identificativo univoco assegnato a una stanza specifica all’interno del sistema di gestione della tua struttura.
Questo ID viene utilizzato quando si inviano i dati delle prenotazioni a PayTourist.

Per trovarlo:
1.Accedi alla pagina “Camere” dal Dashboard principale.
2.Nell’elenco delle stanze, individua la stanza di cui vuoi ottenere l’ID.
3.L’ID stanza (partner_room_id) sarà visibile nella colonna dedicata o nei dettagli della stanza.

Suggerimento: conserva un elenco aggiornato dei tuoi Room ID — sarà utile per verificare che i dati inviati a PayTourist corrispondano sempre alle stanze corrette.

Poi copia solo il numero dal tuo Oggetto (XXX #__).

---

Invio dei dati a PayTourist:

I dati vengono inviati automaticamente ogni giorno alle 12:00 (ora UTC) per tutte le prenotazioni con check-in effettuato il giorno precedente.

Esempio: se abbiamo una prenotazione con data di check-in il 20 maggio, i relativi dati verranno inviati a PayTourist il 21 maggio alle 12:00 UTC.

---

Per qualsiasi informazione, non esitare a contattare il nostro team via e-mail all’indirizzo support@chekin.com