Comment fonctionnent les iCal dans Chekin ?

De nombreuses OTA (agences de voyages en ligne) telles que Booking.com, Airbnb ou Expedia, entre autres, génèrent un iCal pour stocker les informations de réservation et la disponibilité de l’hébergement. Chekin utilise ces informations pour créer automatiquement des réservations.

iCal, abréviation de iCalendar, est un format de fichier servant à stocker des informations de calendrier. Les iCal sont générés sous forme de lien web. Vous pouvez reconnaître un iCal aux extensions de fichier habituelles à la fin du lien : « .ical », « .ics », « .ifb » ou « .icalendar ».

Dans les logiciels de location de vacances, l’iCal sert à stocker les informations relatives aux dates de réservation.

Article associé : Trouver votre lien iCal

Informations contenues dans l’iCal

Les réservations ne peuvent être créées qu’avec les informations présentes dans l’iCal. Il existe quelques variations mineures entre les OTA et les PMS, mais tous partagent les mêmes données de base :

• Date de check-in
• Date de check-out
• UID : identifiant unique
• Summary (résumé) : indique si la réservation est confirmée, bloquée ou indisponible.
• Description : certains iCal fournissent des informations supplémentaires sur la réservation. Par exemple, Airbnb ajoute le lien vers la réservation dans votre compte Airbnb, en guise de raccourci.

Voici un exemple des informations fournies.

Comme vous pouvez le constater, l’iCal ne contient ni le nombre de voyageurs de la réservation ni aucune autre information pertinente.

Important : comme le nombre de voyageurs n’est pas inclus dans les iCal, nous utilisons 1 par défaut lors de la création de nouvelles réservations.

Importation automatique des réservations

Une fois qu’un iCal est connecté à un hébergement, le système lit les informations disponibles dans le calendrier et crée des réservations à partir de ces données.

• Seules les réservations dont la date de check-in est « aujourd’hui » ou ultérieure sont créées dans Chekin.
• Les réservations dont la date de check-in est passée ne sont pas créées.

Comment fonctionne la synchronisation iCal ?

Lorsque vous connectez l’iCal pour la première fois, toutes les réservations contenues dans le fichier sont créées. Ensuite, la fonction iCal synchronise uniquement les nouvelles réservations dans Chekin.

Lors de la synchronisation, le système vérifie toutes les données de réservation. Pour éviter de créer des réservations en double, il contrôle les dates de check-in et de check-out :

• S’il existe déjà dans votre compte Chekin une réservation avec les mêmes dates que dans l’iCal, la réservation n’est pas créée.
• Si les dates ne correspondent pas à la réservation existante, la réservation est créée dans Chekin.

Mise à jour des réservations

Si la date de check-in ou de check-out d’une réservation est modifiée dans la source externe (par exemple Airbnb) :

• La réservation existante n’est pas mise à jour.
• Une nouvelle réservation est créée avec les nouvelles dates.
• Vous devez supprimer la réservation précédente si vous ne souhaitez pas la conserver.

Pour garder vos réservations à jour sans en créer de nouvelles, nous vous conseillons de connecter votre compte Chekin à une intégration PMS.

Avec une intégration PMS, les réservations sont directement liées à Chekin. Ainsi, lorsqu’une réservation est mise à jour dans le PMS, la réservation existante dans Chekin est également mise à jour, sans qu’une nouvelle réservation soit créée. Vous trouverez la liste des intégrations disponibles sur ce lien.