Wie funktioniert iCal in Chekin?

Viele OTAs (Online Travel Agency) wie Booking.com, Airbnb, Expedia und andere erzeugen einen iCal, um Buchungsinformationen und die Verfügbarkeit der Unterkunft zu speichern. In Chekin nutzen wir diese Informationen, um Buchungen automatisch anzulegen.

iCal ist ein Dateiformat zum Speichern von Kalenderinformationen und steht kurz für iCalendar. iCals werden als Weblink erzeugt. Sie erkennen einen iCal an den typischen Dateiendungen am Ende des Links: „.ical“, „.ics“, „.ifb“ oder „.icalendar“.

In Software für Ferienunterkünfte wird der iCal verwendet, um Informationen zu den Buchungsdaten zu speichern.

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Im iCal enthaltene Informationen

Buchungen können nur mit den Informationen angelegt werden, die im iCal vorhanden sind. Zwischen den OTAs und PMS gibt es kleinere Unterschiede, aber alle enthalten dieselben Grunddaten:

• Check-in-Datum
• Check-out-Datum
• UID: eindeutige Kennung
• Summary (Zusammenfassung): ob bestätigt, blockiert oder nicht verfügbar.
• Description (Beschreibung): Manche iCals liefern zusätzliche Informationen zur Buchung. Airbnb fügt zum Beispiel als Abkürzung den Link zur Buchung in Ihrem Airbnb-Konto hinzu.

Hier sehen Sie ein Beispiel für die bereitgestellten Informationen.

Wie Sie sehen, enthält der iCal weder die Anzahl der Gäste der Buchung noch andere relevante Informationen.

Wichtig: Da die Anzahl der Gäste in den iCals nicht enthalten ist, verwenden wir beim Anlegen neuer Buchungen standardmäßig den Wert 1.

Automatischer Import von Buchungen

Nachdem Sie einen iCal mit einer Unterkunft verbunden haben, liest das System die im Kalender verfügbaren Informationen aus und legt auf Grundlage der Kalenderdaten Buchungen an.

• In Chekin werden nur Buchungen angelegt, deren Check-in-Datum auf das „heutige“ Datum oder später fällt.
• Buchungen mit einem Check-in-Datum in der Vergangenheit werden nicht angelegt.

Wie funktioniert die iCal-Synchronisierung?

Wenn Sie den iCal zum ersten Mal verbinden, werden alle in der Datei enthaltenen Buchungen angelegt. Danach synchronisieren wir über die iCal-Funktion nur noch neue Buchungen in Chekin.

Bei der Synchronisierung werden alle Buchungsdaten geprüft. Um doppelte Buchungen zu vermeiden, werden Check-in- und Check-out-Datum abgeglichen:

• Wenn in Ihrem Chekin-Konto bereits eine Buchung mit denselben Daten wie im iCal vorhanden ist, wird die Buchung nicht angelegt.
• Wenn die Daten nicht mit der bestehenden Buchung übereinstimmen, wird die Buchung in Chekin angelegt.

Aktualisierung von Buchungen

Wenn das Check-in- oder Check-out-Datum einer Buchung in der externen Quelle (zum Beispiel Airbnb) geändert wird:

• Die bestehende Buchung wird nicht aktualisiert.
• Es wird eine neue Buchung mit den neuen Daten angelegt.
• Sie müssen die vorherige Buchung löschen, wenn Sie sie nicht behalten möchten.

Damit Ihre Buchungen aktuell bleiben, ohne dass neue angelegt werden, empfehlen wir Ihnen, Ihr Chekin-Konto mit einer PMS-Integration zu verbinden.

Bei einer PMS-Integration sind die Buchungen direkt mit Chekin verknüpft. Wenn Sie also eine Buchung im PMS aktualisieren, wird auch die bestehende Buchung in Chekin aktualisiert, ohne dass eine neue angelegt wird. Unter diesem Link finden Sie die Liste der verfügbaren Integrationen.