Molte OTA (Online Travel Agency) come Booking.com, Airbnb, Expedia, e molte altre, generano un iCal per memorizzare le informazioni della prenotazione e la disponibilità di una proprietà.
Chekin usa queste informazioni per creare le tue prenotazioni automaticamente.
Il formato file di iCal memorizza le informazioni del calendario, il nome sarebbe l'abbreviazione di iCalendar. Gli iCal sono generati come link web, si può riconoscere un iCal dalle tipiche estensioni alla fine del link: ".ical" ".ics" ".ifb" o ".icalendar".
Sul software, l'iCal viene utilizzato per memorizzare le informazioni relative alle date delle prenotazioni.
Articolo collegato: Come trovare il link iCal | Centro di assistenza Chekin
Informazioni contenute su iCal
È possibile creare le prenotazioni solo con le informazioni presenti nell'iCal.
Esistono alcune variazioni minori tra OTA e PMS, ma tutti condividono gli stessi dati di base:
Data di check-in
Data di check-out
UID: identificatore unico
Riepilogo: se è confermato, bloccato o non disponibile.
Descrizione: alcuni iCals forniscono informazioni aggiuntive sulla prenotazione, ad esempio Airbnb aggiunge il link alla prenotazione sul tuo account Airbnb come accesso diretto.
Ecco un esempio delle informazioni fornite:
Come si può vedere, iCal non contiene il numero di ospiti della prenotazione o altre informazioni aggiuntive.
Importante: poiché il numero di ospiti non è incluso negli iCals, usiamo il numero 1 di default quando si creano le prenotazioni.
Importazione automatica delle prenotazioni
Dopo aver collegato un iCal a qualsiasi proprietà, il sistema leggerà le informazioni disponibili nel calendario e creerà prenotazioni basate sui dati del calendario.
Le prenotazioni che si creano su Chekin sono quelle che hanno come data di entrata "oggi" e quelle che hanno una data futura.
Non si creano prenotazioni con date di chek-in passate.
Come funziona la sincronizzazione di iCal?
Quando si collega iCal per la prima volta, vengono create tutte le prenotazioni contenute nell'archivio. Successivamente, iCal viene sincronizzato ogni 30 minuti per verificare la presenza di nuovi dati di prenotazione.
Quando si avvia la sincronizzazione, vengono controllati tutti i dati della prenotazione e, per evitare la creazione di prenotazioni duplicate, viene controllata la data di check-in e check-out.
se nel tuo account Chekin è già stata creata una prenotazione con le stesse date su iCal, la prenotazione non verrà creata.
Se le date non corrispondono ad una prenotazione esistente, la prenotazione verrà creata su Chekin.
Aggiornamento delle prenotazioni
Se la data di check-in o check-out di una prenotazione viene modificata nella fonte esterna (ad es. Airbnb):
La prenotazione esistente non verrà aggiornata.
Verrà creata una nuova prenotazione con le nuove date.
Se non si vuole mantenere la vecchia prenotazione, sarà necessario eliminarla.
Per mantenere le prenotazioni aggiornate senza crearne di nuove, ti consigliamo di collegare il tuo account Chekin ad un'integrazione PMS.
Con le integrazioni PMS, le prenotazioni sono direttamente collegate a Chekin, quindi quando si aggiorna una prenotazione nel PMS, la prenotazione esistente viene aggiornata anche su Chekin e non ne sará creata un'altra.
In questo link Integrazioni - Chekin è possibile consultare l'elenco delle integrazioni disponibili.