¿A quién debo enviar los datos?
Dependiendo del país o la zona en la que vivas, debes enviar los datos a un cuerpo de policía diferente. Por ejemplo, En España hay 3 cuerpos policiales diferentes a los que puedes realizar el envío de datos de tus huéspedes y, cada uno tiene su propia página web. Tenemos al SES HOSPEDAJES, los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza.
En comunidades autónomas como el País Vasco y Cataluña, la normativa de Ses Hospedajes no aplica por el momento. Por lo tanto, las operaciones deberán continuar siguiendo el proceso de envío y registro que han utilizado hasta ahora, sin necesidad de realizar modificaciones. Es decir, puedes continuar con el registro clásico sin implementar cambios adicionales.
En otros países, como Italia o Portugal, hay que enviar los datos a la Polizia di Stato o al Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SIBA).
Adjuntamos aquí un vídeo que explica cómo activar la conexión policial: https://www.youtube.com/watch?v=6EYCpqoWN54&ab_channel=Chekin
Nota: Si la propiedad está en Italia, también puedes activar la conexión al ISTAT de la región en la que se encuentra.
IMPORTANTE: Para el SIBA (Portugal) hay que seleccionar como método de envío preferido "Pagina no portal", si tienes configurado cualquier otro método de envío, Chekin no va a poder subir los datos de tus huéspedes a tu página de la policía.
¿Qué debo hacer?
Tienes que generar un parte de viajero por cada huésped que recibas y,
posteriormente se debe enviar a la web de las autoridades. El envío debe realizarse el día de la fecha de entrada de la reserva o hasta 24h después. Una vez subido ese parte, también debe ser registrado en el libro de visitas con la numeración correspondiente. Para poder realizar este proceso a través de Chekin, debes seguir los siguientes pasos:
1 - Debes irte al dashboard y acceder a la pestaña “propiedades” y entrar en la vivienda.
2 - Selecciona el país en el que se encuentra tu propiedad.
3 - Después, tienes que buscar el apartado “conexión policial” y activarlo haciendo clic en el botón.
4 - Selecciona la policía a la que vas a realizar los envíos y añade tu usuario y contraseña.
5 - Valida la conexión hasta que se marque como “completada”.
6 - Haz clic en guardar.
Nota: la conexión al ISTAT es muy similar, debes buscar el recuadro "conexión ISTAT" y seguir el mismo proceso, seleccionando la región y validando las credenciales de acceso.
IMPORTANTE: no te olvides de introducir toda la información de tu propiedad, pues si no la añades no aparecerá en el parte de viajeros generado.
¿Cómo registro a los huéspedes en Chekin?
Para que podamos enviar los datos de tus huéspedes a las autoridades, necesitamos que estén registrados en Chekin. Esto puedes hacerlo de varias formas diferentes:
Añadirlos a través del check in online.
Añádelos tú mismo dentro de la configuración de la reserva.
Una vez registrados los huéspedes, vamos a encontrar diferentes estatus en las reservas:
Completa: huéspedes registrados y envío a las autoridades realizado correctamente.
Incompleta: el sistema detecta que falta algún huésped por registrarse o que está esperando a realizar el envío automático de datos a la policía (se realiza el día de la fecha de entrada a las 23:00h).
Error: hay algún error en los datos introducidos por los huéspedes y se ha producido algún fallo al registrarse en la policía. En este caso debe investigarse el error y cambiar lo que sea necesario para que la reserva quede completa.
Nota: si no quieres esperar al envío automático a las 23:00h, puedes hacer clic en “enviar manualmente” para hacer el registro en ese momento.
¿Dónde puedo encontrar la documentación generada?
Para ello, debes irte a la sección “documentación” del dashboard online, donde encontrarás varios pequeños apartados, en este caso el que nos interesa es el primero, “formularios de entrada”.
IMPORTANTE: la documentación sólo puede revisarse desde la web, no es posible verla en la app.
La sección “formularios de entrada” incluye los partes de viajeros generados para todos tus huéspedes ordenados por reservas. También tienes la opción de filtrar por propiedades para ver los partes generados de cada vivienda en concreto.
En ese mismo apartado, tienes un botón llamado “libro de visitas”, que incluye todos los partes de una misma vivienda ordenados numéricamente y te permite descargarlos. Estos libros quedan almacenados el tiempo requerido legalmente.
Nota: es posible modificar el número de inicio del libro de visitas para que empiece con la numeración que desees.
¿Qué más opciones me ofrece Chekin?
Si accedes a la configuración de tu vivienda, encontrarás más herramientas que te ayudarán a cumplir con los requisitos legales de las autoridades.
Primero tenemos los contratos, que serán firmados por tus huéspedes durante el check in online. Chekin te permite añadir cláusulas al contrato, como por ejemplo información de los depósitos que realizan tus huéspedes.
Nota: en el contrato sólo aparece la firma del huésped principal.
Por otro lado, tenemos la verificación de identidad, que te permitirá verificar durante el check in online la identidad de tu huésped, utilizando una foto del documento y un selfie de tu huésped o simplemente con una foto del propio documento.